Logiciel de répartition de taxis : que rechercher dans un système de répartition et une application de réservation ?

Les compagnies de taxis qui recherchent un logiciel de répartition cherchent généralement à remplacer soit un système radio et la mémoire d'un répartiteur, soit un ancien système qui accepte les réservations par téléphone mais ne propose pas d'application mobile. Dans les deux cas, le nouveau système doit conserver les fonctionnalités actuelles, comme les réservations téléphoniques, le paiement en espèces et l'expérience des répartiteurs, tout en intégrant la répartition automatique et une application de réservation conviviale. Ce guide vous explique les points à prendre en compte et les questions à poser, et vous propose une liste de vérification en fin de document.

Expédition automatique, avec possibilité de contrôle humain

L'attribution automatique des courses aux chauffeurs se fait sans intervention d'un répartiteur. Les questions essentielles :

• Comment le chauffeur est-il choisi ? La distance à vol d'oiseau est un critère peu fiable. Il est préférable d'estimer le temps de prise en charge par la route, car le véhicule le plus proche, de l'autre côté d'une rivière ou d'une autoroute, peut se trouver à quelques minutes de distance.

• Combien de temps un chauffeur a-t-il pour répondre ? Les offres doivent comporter un compte à rebours, et un refus ou un délai d’attente dépassé doit transférer la course au chauffeur suivant sans que personne n’y touche.

• Deux chauffeurs peuvent-ils accepter la même course ? Normalement, non, même s’ils valident leur course simultanément. Renseignez-vous auprès du prestataire sur la manière dont il empêche cela.

• Que se passe-t-il si personne n'accepte ? Le passager doit en être informé et toute retenue sur sa carte doit être levée, au lieu d'être laissé en attente.

• Que se passe-t-il si un chauffeur annule après avoir accepté la course ? La course devrait repasser en tête de file d'attente, et non en fin de file.

La répartition automatique gère les demandes courantes. Les répartiteurs restent indispensables pour les cas exceptionnels : un client régulier qui demande un chauffeur en particulier, un transfert aéroport nécessitant un véhicule plus spacieux, un chauffeur injoignable. Assurez-vous que les répartiteurs puissent attribuer, modifier ou annuler n'importe quelle course depuis la console, et qu'ils puissent consulter tous les véhicules et toutes les demandes en cours sur une seule carte.

Réservations par téléphone

De nombreux clients continuent d'appeler les taxis, notamment les personnes âgées, les hôtels réservant pour leurs clients et les entreprises disposant d'un compte permanent. Votre système devrait permettre au répartiteur de saisir une réservation téléphonique dans quelques champs et de l'ajouter à la file d'attente des réservations effectuées via l'application, afin qu'elle soit traitée de la même manière. Renseignez-vous sur la façon dont une réservation téléphonique apparaît dans les rapports et sur l'historique de la course.

Renseignez-vous également sur les réservations programmées. Les transferts aéroport et les prises en charge régulières sont souvent réservés à l'avance, et le système devrait les envoyer automatiquement avant l'heure de prise en charge.

Tarifs au compteur vs tarifs payés d'avance

De nombreuses stations de taxis appliquent un tarif au compteur, tandis que de nombreux services via application mobile proposent des prix fixes. Vous pourriez avoir besoin des deux.

• Le prix de la course est calculé en fonction de la distance et de la durée du trajet. Certaines juridictions exigent un taximètre physique certifié, tandis que d'autres acceptent un logiciel de taximètre agréé. Renseignez-vous auprès des autorités compétentes avant d'utiliser un taximètre via une application.

• Les tarifs affichés à l'avance indiquent le prix au passager avant la réservation. Comme le passager a accepté le prix au préalable, le trajet emprunté n'a aucune incidence sur celui-ci.

• Les tarifs forfaitaires conviennent aux liaisons aéroportuaires et aux itinéraires fixes, comme un prix fixe entre le centre-ville et l'aéroport.

• Les frais et les minimums comprennent les frais de réservation, les tarifs minimums, les frais d'annulation après une période gratuite et les frais de non-présentation après une attente définie.

Quel que soit le moyen utilisé, le détail du tarif doit figurer sur le reçu et sur l'enregistrement du trajet, afin que les répartiteurs puissent répondre à une réclamation sans avoir à deviner.

Rapprochement de trésorerie

Le paiement en espèces représente une perte de temps considérable pour de nombreuses compagnies de taxis chaque semaine. Lorsqu'un chauffeur est payé en espèces, le système doit l'enregistrer pour chaque course. Sur une semaine, il est nécessaire de connaître pour chaque chauffeur : les paiements par carte effectués par la compagnie, les paiements en espèces effectués par le chauffeur, les pourboires, les frais et le montant net dû dans les deux sens.

Demandez aux fournisseurs de vous montrer le récapitulatif hebdomadaire d'un chauffeur, incluant les courses payées par carte et en espèces, les pourboires et les remboursements. Si les chiffres ne correspondent pas à l'écran, ils ne correspondront pas non plus à vos résultats.

L'application chauffeur

Les chauffeurs utilisent l'application pendant tout leur service, donc les petits détails comptent :

• Une offre claire indiquant la distance de prise en charge, l'itinéraire et les gains, avec signal sonore, vibration et compte à rebours.

• Un seul clic pour ouvrir l'application de navigation qu'ils utilisent déjà, comme Google Maps, Waze ou Apple Maps.

• Arrivez, vérifiez le passager, démarrez et terminez la course en un minimum de clics.

• Un bouton « Ne pas se présenter » qui devient disponible uniquement après le délai d'attente que vous avez défini.

• Gains journaliers et hebdomadaires, y compris les encaissements et l'état des paiements

• La position est partagée uniquement lorsque le chauffeur est en ligne.

• Téléchargement de documents et rappels d'expiration, afin que les licences et permis n'expirent pas sans que l'on s'en aperçoive.

Signalement

Vous ne pouvez pas gérer ce que le système n'enregistre pas. À minima, vérifiez les éléments suivants :

• Trajets et taux d'achèvement par heure et par jour

• Temps de correspondance et temps de prise en charge

• Annulations par les passagers et par les conducteurs

• Revenus par type de paiement : carte, espèces et compte

• Heures de conduite en ligne, acceptation et rémunération

• Un calendrier horodaté pour chaque trajet : à qui le trajet a été proposé, qui l’a accepté, et quand le chauffeur est arrivé, a pris en charge et a déposé le passager.

Le rapport « Chronologie des trajets » est celui que vous utiliserez le plus. Lorsqu'un passager signale qu'aucun véhicule n'est venu, il indique en une minute si la course a été proposée, refusée ou acceptée puis annulée.

Liste de contrôle pour comparer les logiciels de répartition de taxis

Quelles que soient les informations fournies par un vendeur concernant les compteurs, vérifiez-les vous-même auprès de votre organisme de réglementation.

Comment Levy s'intègre

Le logiciel de répartition des taxis de Levy prend en charge tous les aspects mentionnés ci-dessus. Les demandes sont attribuées au chauffeur disponible le plus rapidement, avec des offres programmées et des propositions automatiques après un refus ou un dépassement de délai. Un seul chauffeur peut accepter une course à la fois. Les répartiteurs attribuent, réattribuent et annulent les courses, saisissent les réservations téléphoniques depuis la console et les courses planifiées sont envoyées automatiquement avant l'heure de prise en charge.

Les tarifs peuvent être calculés au compteur selon les exigences de votre marché, avec un paiement anticipé ou un forfait, incluant des frais de réservation, d'annulation et de non-présentation. Les paiements par carte sont effectués via Stripe avec une préautorisation, les paiements en espèces sont suivis par chauffeur, les comptes clients sont facturés mensuellement et les chauffeurs indépendants sont payés chaque semaine via Stripe Connect (pourboires et espèces déduits). Les passagers réservent via une application au nom de votre entreprise ou sur votre site web, et les chauffeurs utilisent l'application Levy Driver.

Pour en savoir plus sur la mise en relation et la console, consultez la section Logiciel de répartition des courses . Si vous envisagez plutôt un système personnalisé, consultez l'article Application de VTC en marque blanche vs développement sur mesure , ou réservez une démonstration .