Comment créer une entreprise de VTC : Guide de l’exploitant

Créer une entreprise de VTC ne se résume pas à l'application, contrairement aux apparences. L'application est certes importante, mais le fonctionnement de l'entreprise repose avant tout sur les licences, les assurances, les chauffeurs, les véhicules et les tarifs que les passagers sont prêts à payer et que les chauffeurs acceptent. Ce guide détaille chaque décision à prendre, dans l'ordre où la plupart des exploitants sont confrontés, que vous lanciez un service de VTC urbain, ajoutiez des courses à la demande à une entreprise de taxis ou de navettes, ou exploitiez des voitures et des voiturettes sur un terrain privé.

Les informations présentées ici ne constituent en aucun cas un avis juridique, fiscal ou en matière d'assurance. La réglementation variant selon le pays, l'État et la ville, chaque section doit être considérée comme une liste de questions à poser à votre organisme de réglementation, à un avocat, à un comptable et à un courtier d'assurance agréé.

Étape 1 : Déterminez le type de service que vous exécutez

On utilise souvent les termes « VTC », « taxi », « transport privé » et « navette » de manière interchangeable, mais les organismes de réglementation et les assureurs les considèrent généralement comme des activités distinctes. Il est donc essentiel de déterminer votre statut juridique, car cela conditionne les licences nécessaires et la réglementation applicable à vos tarifs.

• Transport de passagers via application mobile sur la voie publique. Les passagers réservent une course via une application, et les conducteurs, souvent avec leur propre véhicule, acceptent les trajets. Aux États-Unis, de nombreux États et certaines villes réglementent ces services comme des entreprises de transport avec chauffeur, avec leurs propres règles concernant la vérification des conducteurs, l'assurance et les déclarations.

• Taxi. On peut généralement héler un taxi dans la rue ou à une station, et de nombreuses villes réglementent leur nombre en service, les véhicules qu'ils utilisent et la manière dont les tarifs sont calculés.

• Service de transport privé avec chauffeur. Courses réservées à l'avance, souvent à un prix convenu. De nombreux établissements délivrent ces licences séparément des taxis.

• Navettes sur propriété privée. Les complexes hôteliers, les résidences fermées, les campus et autres lieux qui transportent leurs clients ou résidents sur leur propriété utilisent souvent des voiturettes de golf ou des véhicules à basse vitesse. La réglementation est généralement plus souple sur les chemins privés, mais les questions relatives au véhicule, au conducteur et à l'assurance restent d'actualité et changent dès lors qu'une voiturette circule sur la voie publique.

• Programmes sponsorisés ou fermés. Navettes pour employés, services de raccompagnement sécurisé sur le campus et programmes similaires où les usagers ne paient pas par trajet.

Ensuite, ciblez votre marché. Qui utilise ce service, où et quand ? Un service de nuit près des restaurants et des bars, une entreprise de transfert aéroport et une navette pour un complexe hôtelier nécessitent des véhicules, du personnel et des tarifs différents. Notez la zone de desserte, les horaires, le profil des passagers attendus et leurs trajets les plus fréquents. Ces informations vous serviront pour chaque décision prise par la suite.

Étape 2 : Licences et permis

Commencez par vous adresser à l'organisme de réglementation, et non au logiciel. Renseignez-vous sur l'agence qui délivre les licences pour votre type de service dans la zone où vous prévoyez d'exercer votre activité. Selon l'endroit, il peut s'agir d'une commission des services publics de l'État, d'un bureau municipal des taxis ou des véhicules de location avec chauffeur, d'un ministère des Transports ou d'une autorité locale compétente en matière de licences.

Questions à poser :

• De quelle licence l'entreprise a-t-elle besoin, et de quelle licence chaque conducteur et chaque véhicule a-t-il besoin ?

• Existe-t-il des limites au nombre de véhicules ou de permis ?

• Les tarifs sont-ils réglementés ? Faut-il un compteur homologué ou les prix fixes sont-ils autorisés ?

• Quelles vérifications sont requises pour les conducteurs, telles que la vérification des antécédents, du dossier de conduite ou les examens médicaux ?

• Quelles sont les règles applicables aux véhicules, telles que les limites d'âge, les contrôles techniques, le marquage ou la signalisation ?

• Quels registres devez-vous conserver, que devez-vous déclarer et à quelle fréquence ?

• Votre flotte ou votre service ont-ils des exigences d'accessibilité ?

L'obtention des licences prend du temps et implique des démarches administratives. Intégrez-la à votre plan au lieu de la considérer comme une simple formalité une fois l'application prête.

Étape 3 : Assurance

Les services de VTC transportent des passagers contre rémunération, et les assurances auto personnelles excluent souvent ce type de service. Vous aurez probablement besoin d'une assurance professionnelle, et là où une juridiction autorise les entreprises de transport à la demande, la réglementation peut prévoir une couverture spécifique pour les périodes pendant lesquelles le conducteur est en ligne et en attente, se dirige vers une prise en charge et transporte un passager.

Parlez-en rapidement à un courtier d'assurance agréé qui travaille avec les entreprises de transport, avant de vous engager sur des véhicules ou un modèle de conducteur, car ces deux éléments influencent vos options et vos primes. Renseignez-vous sur :

• Responsabilité civile automobile envers les passagers et les tiers, et les limites exigées par votre organisme de réglementation

• Couverture des dommages matériels pour les véhicules que vous possédez

• Comment fonctionne la couverture pour les conducteurs utilisant leur propre voiture

• Indemnisation des accidents du travail si les conducteurs sont des employés

• Responsabilité civile générale pour votre entreprise et vos locaux

• Quels sont les enregistrements de trajets et de conducteurs que l'assureur souhaite que vous conserviez ?

Ce dernier point est plus important qu'il n'y paraît. Les assureurs et les gestionnaires de sinistres demandent souvent à quelle heure un conducteur était en ligne, quand il a accepté une course et quand le passager est monté à bord. Choisissez un logiciel qui conserve cet historique pour chaque course.

Étape 4 : Conducteurs

Employés ou sous-traitants

Vous pouvez employer des chauffeurs, faire appel à des travailleurs indépendants ou combiner les deux. Ce choix a des conséquences sur les salaires, les impôts, l'assurance, votre degré de contrôle sur le travail et le fournisseur du véhicule. Il s'agit d'une question juridique, et non d'une simple préférence. Aux États-Unis, le fisc américain (IRS) examine le contrôle comportemental, le contrôle financier et la nature de la relation de travail pour déterminer si un travailleur est un employé. Le ministère du Travail publie des directives sur la requalification abusive en vertu de la loi sur les normes équitables du travail (Fair Labor Standards Act). La législation de chaque État peut appliquer ses propres critères. Hors des États-Unis, renseignez-vous sur la réglementation nationale. Consultez un avocat spécialisé en droit du travail ou un expert-comptable avant de prendre votre décision.

De manière générale, les services sur les propriétés privées, comme les navettes des complexes hôteliers et des campus, sont souvent assurés par des chauffeurs salariés effectuant des horaires fixes. Les services de VTC urbains font souvent appel à des chauffeurs indépendants qui utilisent leur propre véhicule. Les compagnies de taxis, quant à elles, emploient différents modèles.

Recrutement, vérifications et formation

• Vérifier l'identité et le permis de conduire de chaque conducteur, et suivre la date d'expiration des documents.

• Effectuez les vérifications des antécédents et du dossier de conduite exigées par votre organisme de réglementation et votre assureur.

• Formez les chauffeurs à leur zone de desserte, aux points de prise en charge, aux règles de courtoisie à respecter avec les passagers, à la gestion des espèces si vous acceptez des espèces, et à la conduite à tenir en cas d'urgence.

• Établissez des règles de roulement, notamment une limite d'heures de connexion par jour, et vérifiez si la réglementation locale limite les heures de conduite.

Planifiez la disponibilité des chauffeurs à l'heure, et non à la journée. Un service disposant d'un nombre suffisant de chauffeurs peut néanmoins ne pas satisfaire les passagers si ces chauffeurs sont en ligne aux mauvaises heures.

Étape 5 : Véhicules

Déterminez à qui appartiennent les véhicules. Une flotte appartenant à l'entreprise vous permet de contrôler leur état, leur image de marque et leur type, mais immobilise des capitaux et vous rend responsable de l'entretien, du carburant ou de la recharge, ainsi que du stationnement. Les véhicules appartenant aux conducteurs vous permettent de démarrer avec un capital moindre, mais vous dépendez alors de la conformité des véhicules de ces derniers à vos exigences.

Ensuite, choisissez la catégorie de véhicule. De nombreux services proposent plusieurs options, comme une berline standard et un véhicule plus spacieux pour les groupes, ou encore une voiturette de golf quatre places et une six places. Chaque catégorie nécessite un tarif spécifique et un nombre suffisant de véhicules pour limiter le temps d'attente.

Vérifiez la réglementation en vigueur avant d'acheter un véhicule. Les autorités compétentes peuvent imposer des limites d'âge, des calendriers d'inspection et des marquages spécifiques. Les voiturettes de golf et les véhicules à basse vitesse sont soumis à une réglementation particulière sur la voie publique ; consultez notre guide sur les voiturettes et les véhicules à basse vitesse homologués pour la route .

Si vous prévoyez d'utiliser des véhicules électriques, planifiez les recharges en fonction des horaires de travail, et non pas seulement du kilométrage quotidien. Un véhicule qui nécessite une longue recharge en plein pic d'activité est un véhicule indisponible lorsque vous en avez besoin.

Étape 6 : Tarifs

Modèles tarifaires courants :

• Tarif de base plus distance et temps. Un tarif de base, un tarif au kilomètre ou au mile, un tarif à la minute et un tarif minimum. C'est le modèle classique des services de VTC.

• Tarifs forfaitaires par zone. Un prix fixe entre les zones, ce qui convient aux aéroports, aux stations balnéaires et aux petites zones de service où les usagers aiment connaître le prix à l'avance.

• Tarifs au compteur. Lorsque la réglementation impose un compteur, comme c'est souvent le cas pour les taxis.

• Trajets gratuits ou sponsorisés. L'établissement, l'école ou l'employeur prend en charge les frais, et le passager ne paie rien.

Ajoutez les règles de base pour protéger le temps des chauffeurs : des frais de réservation (le cas échéant), une période d’annulation gratuite suivie de frais, et des frais de non-présentation après un temps d’attente prédéfini. Si vous pratiquez la tarification à la demande, plafonnez le prix et affichez-le avant même que le passager ne fasse sa demande.

Commencez par tester les prix sur papier. Prenez un trajet type tiré de la description de votre marché, appliquez votre tarif et vérifiez les deux parties : un passager serait-il prêt à payer ce prix ? Et après déduction des frais de carburant ou de recharge, des coûts du véhicule et de votre part, un conducteur l’accepterait-il ?

Exemple hypothétique : pour un trajet typique de 4 miles et 12 minutes, un tarif de base de 3 $, 1,50 $ par mile et 0,30 $ par minute représente un coût total de 12,60 $. La viabilité de ce modèle dépend entièrement de vos coûts et de votre marché.

Étape 7 : Paiements

Déterminez comment les passagers paient et comment les conducteurs sont rémunérés, puis vérifiez que les deux concordent.

• Cartes. Une approche courante consiste à autoriser la carte lorsque le passager en fait la demande et à débiter le prix final du trajet à la fin de celui-ci, afin qu'un trajet terminé ne soit pas suivi d'un paiement refusé.

• Espèces. Le paiement en espèces reste courant sur de nombreux marchés de taxis. Si vous acceptez les espèces, vous devez tenir un registre des sommes perçues par chaque chauffeur et de ce qu'il vous doit, ou que vous lui devez.

• Comptes. Les hôtels, les entreprises et les complexes résidentiels peuvent souhaiter que les voyages soient facturés à une chambre ou à un compte et facturés mensuellement.

• Pourboires. Décidez si les passagers peuvent donner des pourboires et indiquez-leur où ils vont.

• Remboursements et ajustements. Il arrivera forcément qu'une personne soit surfacturée. Faites des remboursements une procédure standard, enregistrée et liée au voyage.

Du côté des chauffeurs, les indépendants s'attendent à des paiements réguliers incluant les courses, les pourboires et les espèces. Les chauffeurs salariés, quant à eux, sont soumis à la paie ; il est donc nécessaire de pouvoir déclarer leurs heures travaillées et leurs revenus.

La réglementation fiscale relative aux courses, aux revenus des chauffeurs et aux paiements varie selon les régions. Consultez un comptable pour connaître la fiscalité applicable aux courses dans votre zone d'activité et les déclarations obligatoires pour les chauffeurs.

Étape 8 : Logiciels, développés ou achetés

Un service de VTC nécessite une application pour les passagers (iOS et Android), une application pour les chauffeurs, un système de répartition qui attribue chaque course au chauffeur adéquat, un système de paiement qui gère les réservations, les annulations, les pourboires, les paiements en espèces et les versements, ainsi qu'une console permettant à l'équipe de superviser le service et de résoudre les problèmes. La mise en place de l'ensemble de ces éléments représente un projet d'ingénierie de grande envergure, et la maintenance est continue.

Développer une solution est judicieux lorsque vous vendez un logiciel ou lorsque votre service offre des fonctionnalités qu'aucun produit ne propose. L'achat est pertinent lorsque votre avantage concurrentiel est local : vos chauffeurs, vos véhicules, vos relations et votre marché. Nous comparons ces deux options dans notre article « Application de VTC en marque blanche vs développement sur mesure » , et vous pouvez consulter le contenu d'une plateforme clé en main sur notre page dédiée aux applications de VTC en marque blanche .

Quel que soit votre choix, vérifiez les points suivants :

• Votre marque sur l'application pour les cyclistes et sur les plateformes de téléchargement d'applications

• Expédition automatique avec possibilité de commande manuelle pour vos répartiteurs

• Les modèles tarifaires dont vous avez besoin, y compris les tarifs au compteur si votre marché l'exige.

• Les paiements par carte, en espèces et par compte qui se rapprochent

• Intégration des conducteurs avec vérification des documents

• Des fonctions de sécurité telles qu'un code PIN de trajet, le partage de trajet et un bouton SOS

• Un enregistrement horodaté de chaque trajet à destination des réclamations, des assureurs et des organismes de réglementation.

• Rapports sur les trajets effectués, les annulations et le temps d'attente des cyclistes pour trouver une correspondance.

Étape 9 : Liste de contrôle de lancement

• Type de service, zone et horaires notés

• Permis de conduire, de l'entreprise et du véhicule en main

• Assurance en vigueur, avec la liste des documents à conserver fournie par votre courtier

• Modèle de conducteur choisi avec des conseils juridiques et fiscaux

• Premiers conducteurs recrutés, vérifiés et formés

• Véhicules inspectés et attribués aux conducteurs

• Tarifs fixes, incluant les frais d'annulation et de non-présentation

• Méthodes de paiement testées de bout en bout, y compris un remboursement

• L'application Rider est disponible sur les plateformes de téléchargement d'applications, et une option de réservation est proposée sur votre site web.

• Des points de ramassage désignés sont prévus dans les lieux très fréquentés comme les hôtels, les gares et les salles de spectacle.

• Un processus d'assistance pour les objets perdus, les réclamations et les urgences

• Un lancement discret auprès d'un petit groupe de cyclistes avant toute publicité.

Après le lancement : que regarder

Durant les premières semaines, vérifiez quotidiennement quelques indicateurs : le taux de courses effectuées, le temps d’attente des passagers avant qu’un chauffeur accepte une course, la durée des prises en charge, les annulations (passagers et chauffeurs) et le nombre d’heures de connexion des chauffeurs. Un faible taux de courses effectuées à certaines heures signifie généralement que vous avez besoin de plus de chauffeurs à ce moment-là. Des temps d’attente trop longs indiquent que les chauffeurs attendent au mauvais endroit. L’augmentation des annulations de passagers fait généralement suite à de longs temps d’attente.

Comment Levy s'intègre

Le service de VTC Levy couvre la partie logicielle : une application passager à votre marque, l’application Levy Driver, la répartition automatique des courses avec le chauffeur le plus proche (possibilité d’attribution et de réattribution manuelles), les tarifs par zone de service et catégorie de véhicule, les paiements par carte via Stripe avec une préautorisation, le suivi des espèces, les comptes internes, les paiements hebdomadaires des chauffeurs indépendants via Stripe Connect ou l’exportation des fiches de paie pour les chauffeurs salariés, les fonctionnalités de sécurité, l’historique des trajets et les rapports. Il est intégré au même tableau de bord que les services de location et d’autopartage Levy, si vous gérez également ces services.

Vous restez le prestataire de transport. Vous détenez les licences et assurances requises sur votre marché, recrutez et agréez les chauffeurs, et gérez le service. Consultez la page Levy VTC pour la liste complète des fonctionnalités, ou réservez une démonstration pour discuter de votre projet.