Comment mettre en place un programme de raccompagnement sécurisé sur le campus ou un service de navette à la demande

Les services de raccompagnement nocturne permettent aux étudiants, au personnel et aux visiteurs de rentrer chez eux ou à leur voiture sans avoir à marcher seuls après la tombée de la nuit. Nombre d'entre eux ont débuté avec un simple numéro de téléphone et une navette. À mesure que le campus s'agrandit, la liste d'attente téléphonique s'allonge et le programme manque de données justifiant son budget. Ce guide explique comment planifier un service de navette ou de raccompagnement à la demande sur le campus, de la zone de desserte aux statistiques à communiquer.

Les détails dépendent de votre campus, de votre service de sécurité et des politiques de votre établissement. Impliquez dès le départ les services de sécurité, de transport, de gestion des risques et le service juridique du campus.

Zone de desserte et horaires

Commencez par délimiter la zone de desserte. De nombreux services couvrent le campus et les quartiers résidentiels des étudiants, en fonction de la distance qu'un véhicule peut parcourir et revenir dans un délai raisonnable. Précisez les limites. Un passager se voyant refuser l'accès à 1 h du matin juste à l'extérieur de la zone desservie risque de déposer une réclamation.

Ensuite, indiquez les arrêts les plus utilisés par les usagers : résidences universitaires, bibliothèques, laboratoires, parkings, centre étudiant, arrêts de transport en commun et installations sportives. Indiquer les arrêts permet des réservations plus rapides et des prises en charge plus précises que les adresses saisies.

Adaptez les horaires aux besoins réels. La demande de transport sécurisé a tendance à augmenter à la sortie des bibliothèques et des cours du soir, ainsi qu'après les événements. En cas de doute, commencez par une plage horaire plus large et réduisez-la une fois les données recueillies.

Admissibilité

Décidez qui peut monter à bord :

• Uniquement les étudiants, ou également le personnel, les professeurs et les visiteurs ?

• Un participant doit-il s'inscrire avec une adresse courriel ou une carte d'identité universitaire ?

• Les cyclistes peuvent-ils amener un ami, et combien de personnes peuvent rouler ensemble ?

• Les trajets sont-ils limités à la zone de desserte, ou peuvent-ils s'effectuer du campus jusqu'à une adresse voisine ?

• Y a-t-il une limite au nombre de courses par nuit, afin que le service ne devienne pas un service de taxi classique ?

Mettez les règles par écrit et publiez-les dans l'application et sur votre site web, afin que les conducteurs n'aient pas à prendre de décisions au bord du trottoir.

Les dispositifs de sécurité attendus par les cyclistes et leurs parents

Un programme de conduite sécuritaire est avant tout une question de sécurité. Quel que soit le logiciel utilisé, recherchez les éléments suivants :

• Vérification des conducteurs. Vérification de l'identité et du permis de conduire de chaque conducteur, vérification des antécédents conformément à votre politique et rappels avant l'expiration des documents.

• Code PIN du trajet. Un code court que le passager communique au chauffeur avant le début du trajet, afin que personne ne monte dans le mauvais véhicule.

• Partager mon trajet. Un lien actif qu'un passager peut envoyer à un ami ou un colocataire, montrant le conducteur, le véhicule et l'itinéraire, et qui expire après le trajet.

• Bouton SOS : Dans les applications passager et conducteur, il permet d’appeler les services d’urgence et d’informer votre équipe de la position du trajet. Convenez avec la police ou le service de sécurité du campus des personnes qui reçoivent l’alerte et des actions à entreprendre.

• Informations sur le conducteur et le véhicule avant la prise en charge. La photo du conducteur, le véhicule, sa plaque d'immatriculation ou son numéro, et sa position en temps réel, afin que les passagers puissent confirmer avant de monter à bord.

• Contact masqué. Les passagers et les conducteurs peuvent discuter ou s'appeler sans voir les numéros de téléphone de l'autre.

• Registres de voyage. Qui a voyagé, avec quel conducteur, quand et sur quel itinéraire, pour les analyses d'incidents.

Déterminez à l'avance la procédure de traitement des rapports d'incident : qui mène l'enquête, comment obtenir l'enregistrement du trajet et comment contacter l'usager. Traitez les enregistrements de trajet comme des documents confidentiels et respectez la politique de confidentialité de votre établissement concernant les personnes autorisées à les consulter et leur durée de conservation.

Prévoyez comment vous prendrez en charge les usagers en situation de handicap, notamment ceux qui utilisent des aides à la mobilité. Collaborez avec votre service d'aide aux personnes handicapées avant le lancement.

Personnel

Les programmes font généralement appel à des conducteurs étudiants, à des conducteurs employés ou à un opérateur sous contrat.

• Les étudiants conducteurs connaissent le campus et peuvent travailler en soirée en fonction des cours, mais ils ont besoin de formation, de supervision et de remplacement pendant les examens et les pauses.

• Les chauffeurs salariés assurent la régularité et sont plus faciles à superviser, mais les quarts de nuit peuvent être plus difficiles à pourvoir.

• Un opérateur sous contrat fournit les chauffeurs et les véhicules. Vous définissez les règles du service et votre contrat doit vous permettre d'accéder aux données de vos trajets.

Quel que soit le modèle choisi, vérifiez les exigences en matière de permis de conduire et de dossier de conduite auprès de votre assureur et de votre service des risques, formez les conducteurs sur la zone de service et les procédures en cas d'incident, et limitez les heures pendant lesquelles un conducteur peut rester en ligne lors d'un quart de travail.

Planifiez les effectifs à l'heure. Par exemple, un chauffeur à 21 h et trois à minuit pourraient être plus efficaces que deux chauffeurs toute la nuit. Le seul moyen d'en être sûr est de faire des mesures.

Gratuit ou payant

• Les trajets gratuits sont financés par les frais de scolarité, un département ou un budget de stationnement et de transport. Ils permettent de lever un obstacle pour les usagers qui en ont le plus besoin, et les données de fréquentation confirment l'efficacité du programme.

• Les tarifs forfaitaires facturent un petit montant fixe par trajet, ce qui peut dissuader d'utiliser le service pour de courts trajets en journée.

• Les tarifs basés sur la distance conviennent aux programmes qui couvrent également les longs voyages hors campus.

• Un système de tarification par zone permet de maintenir la gratuité des trajets à l'intérieur du campus principal et de facturer les trajets vers les quartiers plus éloignés.

Si les trajets sont gratuits, réfléchissez à la manière d'empêcher les abus sans compliquer la tâche des utilisateurs légitimes. Des vérifications d'éligibilité à l'inscription et des limites de destinations sont souvent plus simples que des règles appliquées à chaque trajet.

Mesurer la demande

Un programme de raccompagnement sécurisé doit justifier son budget chaque année. Recueillez ces chiffres dès la première nuit :

• Demandes et trajets effectués par heure et par jour de la semaine

• Taux de réalisation : la part des demandes qui se sont transformées en voyages

• Temps de correspondance et temps de prise en charge

• Requêtes non acceptées par un chauffeur, et quand elles se sont produites

• Annulations par les passagers et par les conducteurs

• Les points de prise en charge et les destinations les plus utilisés

• Comparaison des heures de conduite en ligne avec les heures passées en trajet

Lisez-les ensemble. Un faible taux de remplissage tard le jeudi soir signifie qu'il vous faut un autre chauffeur à ce moment-là. Des temps d'attente longs malgré un nombre suffisant de chauffeurs en ligne indiquent que ces derniers attendent au mauvais endroit. Les annulations de passagers après de longues attentes signifient que les passagers abandonnent et que certains finissent par marcher, ce que le programme vise précisément à éviter.

Chaque trimestre, veuillez transmettre un bref rapport au service de sécurité du campus, au gouvernement étudiant et à l'organisme qui finance le programme : voyages effectués, temps d'attente habituels et modifications apportées.

Liste de contrôle de lancement

• Zone de service, arrêts et horaires définis

• Règles d'admissibilité écrites et publiées

• Dispositifs de sécurité sélectionnés et procédure d'appel d'urgence convenue avec la police ou le service de sécurité du campus.

• Modèle de conducteur sélectionné, conducteurs vérifiés et formés

• Examen des assurances et des risques terminé

• Modèle tarifaire choisi : gratuit, forfaitaire, kilométrique ou mixte par zone

• Mise en place d'un système de rapport avant la première nuit

• Un projet pilote de quelques semaines, suivi d'une évaluation

Comment Levy s'intègre

Le logiciel de navettes et de transport sécurisé de Levy prend en charge ce type de programme. Les étudiants réservent leur trajet via une application personnalisée, choisissent leurs arrêts et visualisent la photo du chauffeur, le véhicule et sa position en temps réel. L'application intègre un code PIN pour chaque trajet, des liens de partage, un bouton SOS permettant d'appeler les secours et d'alerter votre équipe, des conversations et appels masqués, ainsi que la vérification de l'identité et du permis de conduire du chauffeur (avec possibilité de vérification des antécédents aux États-Unis).

Vous contrôlez qui peut s'inscrire et les zones couvertes par le service. Vous choisissez les tarifs (gratuits, fixes ou au kilomètre) pour chaque zone et recevez des rapports détaillés sur les trajets, le taux de réussite, le temps de mise en relation et les annulations, avec un historique horodaté pour chaque course. Les chauffeurs utilisent l'application Levy Driver et rejoignent votre programme grâce à un code d'invitation ; chaque inscription est ensuite validée par votre équipe.

Levy fournit le logiciel. Votre établissement ou son opérateur gère le service et détient les licences et assurances nécessaires. Pour connaître les points de prise en charge et les temps d'attente cibles des navettes de jour, consultez notre guide sur les navettes à la demande pour les complexes touristiques et les collectivités , ou réservez une démonstration pour découvrir notre solution.