Software de despacho de táxis: o que procurar em um sistema de despacho e aplicativo de reservas

As empresas de táxi que procuram um novo software de despacho geralmente estão substituindo um de dois elementos: um rádio e a memória do despachante, ou um sistema antigo que aceita reservas por telefone, mas não oferece um aplicativo para os passageiros. De qualquer forma, o novo sistema precisa manter o que funciona, incluindo reservas por telefone, pagamentos em dinheiro e despachantes experientes, além de adicionar despacho automático e um aplicativo de reservas que os passageiros possam usar. Este guia aborda o que procurar e o que perguntar, com uma lista de verificação no final.

Despacho automático, com intervenção humana

O despacho automático atribui cada viagem a um motorista sem que o despachante precise escolher. As perguntas que importam:

• Como o motorista é escolhido? A distância em linha reta é um indicador pouco confiável. O tempo de deslocamento por estrada é mais preciso, pois o carro mais próximo do outro lado de um rio ou rodovia pode estar a poucos minutos de distância.

• Quanto tempo o motorista tem para responder? As ofertas precisam de uma contagem regressiva, e uma recusa ou um tempo limite deve transferir a viagem para o próximo motorista sem que ninguém precise intervir.

• Dois motoristas podem aceitar a mesma viagem? Não deveriam, mesmo que ambos validem o cartão ao mesmo tempo. Pergunte ao fornecedor como eles impedem isso.

• O que acontece quando ninguém aceita? O passageiro deve ser informado e qualquer bloqueio no cartão deve ser liberado, em vez de ficar esperando.

• E se um motorista cancelar após aceitar a viagem? A viagem deve voltar para o início da fila, não para o final.

O despacho automático lida com as solicitações de rotina. Os despachantes ainda são importantes para as exceções: um cliente frequente que solicita um motorista específico, uma viagem para o aeroporto que exige um carro maior, um motorista que parou de trabalhar. Certifique-se de que os despachantes possam atribuir qualquer viagem a um motorista específico, alterá-la ou cancelá-la a partir do console, e que possam visualizar todos os carros e todas as solicitações em aberto em um único mapa.

Reservas por telefone

Muitos passageiros de táxi ainda ligam, incluindo passageiros mais velhos, hotéis que fazem reservas para hóspedes e empresas com contas recorrentes. Seu sistema deve permitir que um atendente registre uma reserva por telefone em alguns campos e a envie para a mesma fila das reservas feitas pelo aplicativo, para que seja despachada da mesma forma. Pergunte como uma reserva por telefone aparece nos relatórios e no registro da viagem.

Pergunte também sobre reservas agendadas. Traslados para o aeroporto e traslados regulares costumam ser reservados com antecedência, e o sistema deve processá-los automaticamente antes do horário de embarque.

Tarifas por taxímetro vs. tarifas pré-pagas

Muitos mercados de táxi exigem tarifas por taxímetro, e muitos serviços baseados em aplicativos usam preços fixos. Você pode precisar de ambos.

• As tarifas de táxi são calculadas com base na distância e no tempo da viagem. Algumas jurisdições exigem um taxímetro físico certificado, enquanto outras aceitam um taxímetro de software aprovado. Consulte a sua entidade reguladora antes de utilizar um taxímetro baseado em aplicativo.

• As tarifas fixas mostram ao passageiro o preço antes da reserva. Como o passageiro concordou com o preço antecipadamente, o trajeto escolhido não o altera.

• Tarifas fixas são adequadas para viagens até o aeroporto e rotas fixas, como um preço predefinido entre o centro da cidade e o aeroporto.

• Taxas e mínimos incluem taxas de reserva, tarifas mínimas, taxas de cancelamento após um período gratuito e taxas de não comparecimento após um período de espera determinado.

Independentemente do método escolhido, o detalhamento da tarifa deve constar no recibo e no registro da viagem, para que os atendentes possam responder a uma reclamação sem precisar fazer suposições.

Conciliação de caixa

Muitas empresas de táxi perdem horas de trabalho semanalmente por causa do dinheiro em espécie. Quando um motorista recebe pagamentos em dinheiro, o sistema deve registrá-los na corrida. Ao longo da semana, é necessário saber, para cada motorista: as corridas com cartão recebidas pela empresa, o dinheiro recebido pelo motorista, as gorjetas, as taxas e o valor líquido devido em ambas as partes.

Peça aos fornecedores que mostrem o balanço semanal de um motorista, considerando uma combinação de viagens pagas com cartão e dinheiro, gorjeta e reembolso. Se os números não fecharem na tela, também não fecharão no seu escritório.

O aplicativo do motorista

Os motoristas usam o aplicativo durante todo o turno, por isso os pequenos detalhes fazem a diferença:

• Uma oferta clara com distância de coleta, rota e ganhos, com som, vibração e contagem regressiva.

• Um toque para abrir o aplicativo de navegação que eles já usam, como o Google Maps, o Waze ou o Apple Maps.

• Chegue, verifique o passageiro, inicie e termine a viagem com o mínimo de toques possível.

• Um botão "não aparecer" que fica disponível somente após o tempo de espera definido por você.

• Rendimentos diários e semanais, incluindo o dinheiro recebido e o status dos pagamentos.

• A localização só é compartilhada enquanto o motorista estiver online.

• Envio de documentos e lembretes de vencimento, para que licenças e autorizações não expirem sem aviso prévio.

Relatórios

Você não pode gerenciar o que o sistema não registra. No mínimo, procure por:

• Viagens e taxa de conclusão por hora e por dia

• Horário de encontro e horário de retirada

• Cancelamentos por parte dos passageiros e dos motoristas

• Receita por tipo de pagamento: cartão, dinheiro e conta

• Horas de condução online, aceitação e ganhos

• Um cronograma com registro de data e hora para cada viagem: quem recebeu a oferta, quem aceitou e quando o motorista chegou, buscou e deixou o passageiro.

O histórico da viagem é o relatório que você mais usará. Quando um passageiro reclama que nenhum carro apareceu, ele mostra em um minuto se a viagem foi oferecida, recusada ou aceita e depois cancelada.

Lista de verificação para comparar softwares de despacho de táxis

Independentemente do que o vendedor lhe disser sobre os medidores, confirme você mesmo com o seu órgão regulador.

Como Levy se encaixa

O software de despacho de táxis da Levy abrange a lista de verificação acima. As solicitações são enviadas ao motorista disponível com o menor tempo de espera, com ofertas cronometradas e novas ofertas automáticas após uma recusa ou tempo limite, e apenas um motorista pode aceitar uma viagem. Os despachantes atribuem, reatribuem e cancelam viagens e inserem reservas por telefone a partir do console, e as corridas agendadas são despachadas automaticamente antes do horário de embarque.

As tarifas podem ser calculadas por taxímetro, conforme exigido pelo seu mercado, antecipadamente ou com valor fixo, com taxas de reserva, cancelamento e não comparecimento. Os pagamentos com cartão são feitos via Stripe, com um bloqueio inicial; o dinheiro em espécie é controlado por motorista; as contas da empresa são faturadas mensalmente; e os motoristas autônomos recebem semanalmente via Stripe Connect, com o dinheiro em espécie e as gorjetas já debitados. Os passageiros reservam em um aplicativo com o nome da sua empresa ou no seu site, e os motoristas usam o aplicativo Levy Driver.

Para mais informações sobre o pareamento de passageiros e o console, consulte o software de despacho de viagens . Se você estiver considerando um sistema personalizado, leia o artigo "Aplicativo de transporte por aplicativo de marca branca vs. desenvolvimento personalizado" ou agende uma demonstração .