Software de gestión de taxis: qué buscar en un sistema de gestión de taxis y una aplicación de reservas.

Las compañías de taxis que buscan software de gestión de flotas suelen reemplazar una de dos cosas: una radio y la memoria del operador, o un sistema antiguo que acepta reservas telefónicas pero no ofrece una aplicación para los pasajeros. En cualquier caso, el nuevo sistema debe conservar lo que funciona, como las reservas telefónicas, el pago en efectivo y la experiencia del operador, a la vez que incorpora la gestión automática de flotas y una aplicación de reservas para los pasajeros. Esta guía explica qué buscar y qué preguntar, e incluye una lista de verificación al final.

Despacho automático, con anulación humana

El sistema de despacho automático asigna cada viaje a un conductor sin que un despachador tenga que elegir. Las preguntas importantes son:

• ¿Cómo se elige al conductor? La distancia en línea recta no es un buen indicador. El tiempo de recogida por carretera es mejor, ya que el coche más cercano al otro lado de un río o una autopista puede estar a varios minutos de distancia.

• ¿Cuánto tiempo tiene un conductor para responder? Las ofertas necesitan una cuenta regresiva, y un rechazo o un tiempo de espera deberían transferir el viaje al siguiente conductor sin que nadie lo toque.

• ¿Pueden dos conductores aceptar el mismo viaje? No deberían, incluso si ambos validan su viaje al mismo tiempo. Pregúntale al proveedor cómo lo evitan.

• ¿Qué sucede cuando nadie acepta? Se debe informar al pasajero y liberar cualquier retención en la tarjeta, en lugar de dejarlo esperando.

• ¿Qué sucede si un conductor cancela después de haber aceptado el viaje? El viaje debería volver al principio de la cola, no al final.

El sistema de despacho automático gestiona las solicitudes rutinarias. Los despachadores siguen siendo importantes para las excepciones: un cliente habitual que solicita un conductor específico, un traslado al aeropuerto que requiere un vehículo más grande o un conductor que no está disponible. Asegúrese de que los despachadores puedan asignar cualquier viaje a un conductor específico, reprogramarlo o cancelarlo desde la consola, y que puedan ver todos los vehículos y todas las solicitudes abiertas en un mismo mapa.

Reservas telefónicas

Muchos usuarios de taxis siguen llamando por teléfono, incluyendo personas mayores, hoteles que reservan para sus huéspedes y empresas con cuentas recurrentes. Su sistema debería permitir que un operador ingrese una reserva telefónica en algunos campos y la envíe a la misma cola que las reservas realizadas a través de la aplicación, para que se procese de la misma manera. Pregunte cómo aparece una reserva telefónica en los informes y en el registro del viaje.

Pregunte también por las reservas programadas. Los traslados al aeropuerto y las recogidas regulares suelen reservarse con antelación, y el sistema debería asignarlos automáticamente antes de la hora de recogida.

Tarifas con taxímetro vs. tarifas pagadas por adelantado

En muchos mercados de taxis se requiere el uso de taxímetro, y muchos servicios basados en aplicaciones utilizan precios fijos. Es posible que necesite ambos.

• Las tarifas de taxi se calculan en función de la distancia y el tiempo del trayecto. Algunas jurisdicciones exigen un taxímetro físico certificado, mientras que otras aceptan un taxímetro digital homologado. Consulte con su organismo regulador antes de utilizar un taxímetro en una aplicación.

• Las tarifas con precio fijo muestran al pasajero el precio antes de que reserve. Dado que el pasajero aceptó el precio por adelantado, la ruta elegida no lo modifica.

• Las tarifas planas son adecuadas para trayectos al aeropuerto y rutas fijas, como un precio fijo entre el centro de la ciudad y el aeropuerto.

• Las tarifas y los mínimos incluyen gastos de reserva, tarifas mínimas, gastos de cancelación después de un período gratuito y gastos por no presentarse después de un tiempo de espera determinado.

Independientemente del método que utilice, el desglose de la tarifa debe aparecer en el recibo y en el registro del viaje, para que los operadores puedan responder a una queja sin tener que adivinar.

Conciliación de efectivo

Muchas compañías de taxis pierden horas cada semana con el cobro en efectivo. Cuando un conductor recibe dinero en efectivo, el sistema debe registrarlo en el historial del viaje. A lo largo de la semana, es necesario saber, para cada conductor: las tarifas con tarjeta cobradas por la compañía, el efectivo cobrado por el conductor, las propinas, los cargos y el importe neto adeudado en ambos sentidos.

Pida a los proveedores que le muestren el resumen semanal de un conductor, incluyendo pagos con tarjeta y en efectivo, una propina y un reembolso. Si las cifras no cuadran en pantalla, tampoco cuadrarán en su oficina.

La aplicación del conductor

Los conductores usan la aplicación durante todo su turno, por lo que los pequeños detalles importan:

• Una oferta clara con distancia de recogida, ruta y ganancias, con sonido, vibración y cuenta atrás.

• Con un solo toque, abren la aplicación de navegación que ya utilizan, como Google Maps, Waze o Apple Maps.

• Llegar, verificar al pasajero, iniciar y finalizar el viaje con la menor cantidad de toques posible.

• Un botón de "no se presentó" que solo estará disponible después del tiempo de espera que hayas configurado.

• Ganancias por día y semana, incluyendo efectivo recaudado y estado de pago.

• La ubicación se comparte solo mientras el conductor está conectado.

• Carga de documentos y recordatorios de vencimiento, para que las licencias y los permisos no caduquen sin que nadie se dé cuenta.

Informes

No puedes gestionar lo que el sistema no registra. Como mínimo, busca lo siguiente:

• Tasa de viajes y finalización por hora y día

• Hora de emparejar y hora de recogida

• Cancelaciones por parte de pasajeros y conductores

• Ingresos por tipo de pago: tarjeta, efectivo y cuenta

• Horas de conducción en línea, aceptación y ganancias

• Una cronología con marca de tiempo para cada viaje: a quién se le ofreció, quién lo aceptó y cuándo llegó, recogió y dejó al conductor.

El historial de viajes es el informe que más utilizarás. Cuando un pasajero se queja de que no llegó ningún coche, se muestra en un minuto si el viaje se ofreció, se rechazó o se aceptó y luego se canceló.

Lista de verificación para comparar software de gestión de taxis

Independientemente de lo que le diga el proveedor sobre los medidores, confírmelo usted mismo con su organismo regulador.

Cómo encaja Levy

El software de gestión de taxis de Levy cumple con la lista de verificación anterior. Las solicitudes se asignan al conductor disponible con el menor tiempo de recogida, con ofertas programadas y reofertas automáticas tras un rechazo o un tiempo de espera agotado. Solo un conductor puede aceptar un viaje. Los operadores asignan, reasignan y cancelan viajes, e ingresan las reservas telefónicas desde la consola. Los viajes programados se gestionan automáticamente antes de la hora de recogida.

Las tarifas pueden ser por taxímetro, según lo requiera su mercado, por adelantado o fijas, con cargos por reserva, cancelación y no presentación. Los pagos con tarjeta se realizan a través de Stripe con una retención inicial, el efectivo se registra por conductor, las cuentas de la empresa se facturan mensualmente y los conductores autónomos reciben su pago semanalmente a través de Stripe Connect, incluyendo el efectivo y las propinas. Los pasajeros reservan en una aplicación con el nombre de su empresa o en su sitio web, y los conductores utilizan la aplicación Levy Driver.

Para obtener más información sobre la asignación de rutas y la consola, consulte el software de gestión de viajes . Si prefiere un sistema personalizado, lea la comparativa entre aplicaciones de transporte bajo demanda de marca blanca y desarrollo a medida , o solicite una demostración .