Cómo iniciar un negocio de transporte compartido: Guía para operadores

Iniciar un negocio de transporte bajo demanda no se trata tanto de la aplicación como parece. La aplicación es importante, pero el negocio se basa en licencias, seguros, conductores, vehículos y tarifas que los pasajeros pagarán y los conductores aceptarán. Esta guía analiza cada decisión en el orden en que la mayoría de los operadores las enfrentan, ya sea que esté lanzando un servicio de transporte urbano, agregando viajes a demanda a una compañía de taxis o minibuses, o manejando vehículos y carritos en propiedad privada.

Nada de lo aquí expuesto constituye asesoramiento legal, fiscal o de seguros. Las normas varían según el país, el estado y la ciudad, por lo que cada sección debe considerarse como una lista de preguntas para consultar con su organismo regulador, un abogado, un contador y un agente de seguros autorizado.

Paso 1: Decide qué tipo de servicio estás ejecutando

La gente usa indistintamente los términos "transporte compartido", "taxi", "alquiler privado" y "servicio de transporte", pero los organismos reguladores y las aseguradoras suelen considerarlos negocios distintos. Primero, averigua a qué categoría perteneces, ya que esto determinará las licencias que necesitas y las normas que se aplican a tus tarifas.

• Servicio de transporte a través de aplicaciones móviles en vías públicas. Los usuarios solicitan el viaje mediante una aplicación y los conductores, a menudo en sus propios vehículos, aceptan los viajes. En Estados Unidos, muchos estados y algunas ciudades otorgan licencias a estos servicios como empresas de redes de transporte, con sus propias normas para la verificación de antecedentes de los conductores, el seguro y la presentación de informes.

• Taxi. Por lo general, se pueden parar taxis en la calle o en una parada, y muchas ciudades regulan cuántos operan, qué vehículos utilizan y cómo se calculan las tarifas.

• Servicio de transporte privado. Viajes reservados con antelación, a menudo a un precio acordado. Muchos establecimientos ofrecen licencias independientes para estos servicios que para los taxis.

• Transporte en propiedad privada. Resorts, comunidades cerradas, campus universitarios y recintos que trasladan a huéspedes o residentes dentro de sus instalaciones, a menudo en carritos de golf o vehículos de baja velocidad. Las normas pueden ser menos estrictas en caminos privados, pero las cuestiones relativas al vehículo, el conductor y el seguro siguen vigentes y cambian una vez que el carrito circula por una vía pública.

• Programas patrocinados o cerrados. Transporte de empleados, servicios de transporte seguro en el campus y programas similares donde los usuarios no pagan por viaje.

Luego, define el mercado. ¿Quiénes viajan, dónde y cuándo? Un servicio nocturno cerca de restaurantes y bares, un servicio de traslados al aeropuerto y un servicio de transporte a un complejo turístico requieren vehículos, personal y tarifas diferentes. Anota la zona de servicio, el horario, los pasajeros previstos y los trayectos que realizan con mayor frecuencia. Esta descripción te servirá para todas las decisiones que tomes más adelante.

Paso 2: Licencias y permisos

Empiece por el organismo regulador, no por el software. Averigüe qué agencia otorga licencias para su tipo de servicio en la zona donde planea operar. Dependiendo del lugar, puede tratarse de una comisión estatal de servicios públicos, una oficina municipal de taxis o vehículos de alquiler, un ministerio de transporte o una autoridad local de concesión de licencias.

Preguntas que debe hacerse:

• ¿Qué licencia necesita la empresa y qué necesita cada conductor y vehículo?

• ¿Existe algún límite en el número de vehículos o licencias?

• ¿Están reguladas las tarifas? ¿Se necesita un taxímetro certificado o se permiten precios por adelantado?

• ¿Qué comprobaciones son necesarias para los conductores, como la verificación de antecedentes, el historial de conducción o los exámenes médicos?

• ¿Qué normas de circulación se aplican, como límites de edad, inspecciones, marcas o señales?

• ¿Qué registros debe conservar, qué información debe comunicar y con qué frecuencia?

• ¿Existen requisitos de accesibilidad para su flota o su servicio?

La obtención de licencias requiere tiempo y papeleo. Incorpórala a tu plan en lugar de tratarla como un mero trámite una vez que la aplicación esté lista.

Paso 3: Seguro

Los servicios de transporte compartido llevan pasajeros a cambio de dinero, y las pólizas de seguro de auto personales suelen excluir esta cobertura. Probablemente necesitarás una cobertura comercial, y en los lugares donde se otorgan licencias a las empresas de redes de transporte, las normas pueden establecer una cobertura específica para los periodos en que un conductor está conectado y esperando, se dirige a recoger a un pasajero y lleva a uno.

Hable con un corredor de seguros autorizado que trabaje con empresas de transporte lo antes posible, antes de comprometerse con vehículos o un modelo de conductor, ya que ambos modifican sus opciones y sus primas. Pregunte sobre:

• Responsabilidad civil de los vehículos para pasajeros y terceros, y los límites que exige su organismo regulador.

• Cobertura por daños físicos para los vehículos de su propiedad

• Cómo funciona la cobertura para los conductores que usan sus propios coches

• Indemnización laboral si los conductores son empleados

• Responsabilidad civil general para su negocio y sus instalaciones

• Qué registros de viaje y de conductor quiere la aseguradora que usted conserve

Este último punto es más importante de lo que parece. Las aseguradoras y los gestores de siniestros suelen preguntar cuándo estuvo conectado el conductor, cuándo aceptó el viaje y cuándo subió el pasajero. Elija un software que registre esta información para cada viaje.

Paso 4: Conductores

Empleados o contratistas

Puedes contratar conductores, trabajar con contratistas independientes o combinar ambas opciones. La elección afecta los salarios, los impuestos, el seguro, el grado de supervisión y quién proporciona el vehículo. Es una cuestión legal, no solo una preferencia. En Estados Unidos, el IRS considera el control conductual, el control financiero y el tipo de relación laboral para determinar si un trabajador es un empleado, y el Departamento de Trabajo publica directrices sobre la clasificación errónea según la Ley de Normas Laborales Justas. La legislación estatal puede aplicar sus propios criterios. Fuera de Estados Unidos, consulta la normativa nacional. Antes de tomar una decisión, consulta con un abogado laboral o un contador.

En términos generales, los servicios en propiedades privadas, como los autobuses de enlace a complejos turísticos y campus universitarios, suelen ser operados por conductores empleados que trabajan en turnos programados. Los servicios de transporte compartido en la ciudad a menudo trabajan con contratistas que conducen sus propios vehículos. Las compañías de taxis utilizan diversos modelos.

Reclutamiento, verificaciones y capacitación

• Verificar la identidad y el permiso de conducir de cada conductor, y realizar un seguimiento de la fecha de caducidad de los documentos.

• Realice las comprobaciones de antecedentes y del historial de conducción que exijan su organismo regulador y su aseguradora.

• Capacite a los conductores sobre su área de servicio, puntos de recogida, normas de comportamiento para los pasajeros, manejo de efectivo si acepta pagos en efectivo y qué hacer en caso de emergencia.

• Establecer normas de turnos, incluyendo un límite de horas en línea al día, y comprobar si las normas locales limitan las horas de conducción.

Planifica la disponibilidad de conductores por hora, no por día. Un servicio con suficientes conductores en general puede fallar a los pasajeros si estos están conectados en los horarios equivocados.

Paso 5: Vehículos

Decida quién es el propietario de los vehículos. Una flota propiedad de la empresa le permite controlar el estado, la marca y el tipo de vehículo, pero inmoviliza capital y le hace responsable del mantenimiento, el combustible o la carga, y el estacionamiento. Los vehículos propiedad de los conductores le permiten comenzar con menos capital, pero depende de que los autos de los conductores cumplan con sus estándares.

A continuación, decida qué tipo de vehículo necesita. Muchos servicios ofrecen más de una opción, como un sedán estándar y un vehículo más grande para grupos, o un carrito de golf de cuatro plazas y otro de seis. Cada tipo de vehículo requiere una tarifa específica y suficientes vehículos para que los tiempos de espera sean razonables.

Antes de comprar un vehículo, consulta la normativa vigente. Los organismos reguladores pueden establecer límites de edad, calendarios de inspección y marcas viales. Los carritos de golf y los vehículos de baja velocidad tienen sus propias normas para circular por la vía pública; consulta nuestra guía sobre carritos y vehículos de baja velocidad homologados para circular por la calle .

Si planeas usar vehículos eléctricos, planifica la carga en función de tus turnos de trabajo, no solo de los kilómetros recorridos diariamente. Un vehículo que necesita una carga prolongada en medio del turno más ajetreado es un vehículo que no tendrás disponible cuando lo necesites.

Paso 6: Tarifas

Modelos tarifarios comunes:

• Tarifa base más distancia y tiempo. Una tarifa base, una tarifa por milla o por kilómetro, una tarifa por minuto y una tarifa mínima. Este es el modelo habitual de transporte compartido.

• Tarifas planas por zona. Un precio fijo entre zonas, ideal para aeropuertos, complejos turísticos y pequeñas áreas de servicio donde los pasajeros prefieren saber el precio con antelación.

• Tarifas con taxímetro. Donde las regulaciones exigen un taxímetro, como suele ocurrir con los taxis.

• Viajes gratuitos o patrocinados. La propiedad, la escuela o el empleador pagan, y el ciclista no paga nada.

Añade las normas menores que protegen el tiempo de los conductores: una tarifa de reserva si la utilizas, un periodo de cancelación gratuita seguido de una tarifa de cancelación, y una tarifa por no presentarse tras un tiempo de espera determinado. Si utilizas precios bajo demanda, establece un límite máximo y muestra el precio antes de que el pasajero lo solicite.

Primero, prueba los precios en papel. Toma un viaje típico de la descripción de tu mercado, aplica tu tarifa y verifica ambas opciones: ¿un pasajero la pagaría? Y después de deducir el combustible o la recarga, los costos del vehículo y tu parte, ¿un conductor la aceptaría?

Ejemplo hipotético: si un viaje típico es de 4 millas y 12 minutos, una tarifa base de $3, $1.50 por milla y $0.30 por minuto da un total de $12.60. Que esto funcione o no depende completamente de sus costos y de su mercado.

Paso 7: Pagos

Decide cómo pagan los pasajeros y cómo cobran los conductores, y luego comprueba que ambas cuentas cuadren.

• Tarjetas. Un método común es autorizar la tarjeta cuando el pasajero lo solicita y cobrar la tarifa final cuando termina el viaje, para que un viaje completado no vaya seguido de un pago fallido.

• Efectivo. Todavía se espera en muchos mercados de taxis. Si aceptas efectivo, necesitas llevar un registro de lo que cada conductor cobró y lo que te deben, o lo que tú les debes.

• Cuentas. Los hoteles, las empresas y las comunidades residenciales pueden querer que los viajes se facturen a una habitación o a una cuenta y se emitan facturas mensuales.

• Propinas. Decide si los pasajeros pueden dar propina e indícales a dónde van las propinas.

• Reembolsos y ajustes. Alguien inevitablemente pagará de más. Los reembolsos deben ser un trámite normal y quedar registrados al momento del viaje.

Por parte de los conductores, los contratistas esperan pagos regulares con tarifas, propinas y efectivo netos. Los conductores asalariados pasan por una nómina, por lo que necesitas horas y ganancias que puedas exportar.

Las normas fiscales sobre tarifas, ingresos de los conductores y pagos varían según la localidad. Consulte con un contador sobre cómo se gravan los viajes en su zona y qué información debe declarar sobre los conductores.

Paso 8: Software, desarrollado internamente o comprado

Un servicio de transporte bajo demanda requiere una aplicación para usuarios (iOS y Android), una aplicación para conductores, un sistema de despacho que asigne cada viaje al conductor adecuado, un sistema de pagos que gestione reservas, cancelaciones, propinas, efectivo y pagos, y una consola donde el equipo pueda supervisar el servicio y solucionar problemas. Desarrollar todo esto es un proyecto de ingeniería complejo, y el mantenimiento es continuo.

Desarrollar internamente tiene sentido cuando el software es lo que vendes o cuando tu servicio funciona de una manera que ningún producto admite. Comprar tiene sentido cuando tu ventaja es local: tus conductores, tus vehículos, tus relaciones y tu mercado. Comparamos ambas opciones en "Aplicación de transporte compartido de marca blanca vs. desarrollo a medida" , y puedes ver qué incluye una plataforma lista para usar en nuestra página de aplicaciones de transporte compartido de marca blanca .

Elijas lo que elijas, comprueba lo siguiente:

• Tu marca en la aplicación para usuarios y en las tiendas de aplicaciones.

• Despacho automático con opción de anulación manual para sus despachadores.

• Los modelos tarifarios que necesita, incluyendo tarifas con taxímetro si su mercado lo requiere.

• Pagos con tarjeta, efectivo y cuenta que se concilian

• Proceso de incorporación de conductores con verificación de documentos

• Funciones de seguridad como un PIN de viaje, la posibilidad de compartir el viaje y un botón SOS.

• Un registro con fecha y hora de cada viaje para fines de quejas, aseguradoras y organismos reguladores.

• Informes sobre viajes completados, cancelaciones y cuánto tiempo esperan los pasajeros para encontrar un compañero de viaje.

Paso 9: Una lista de verificación para el lanzamiento

• Tipo de servicio, área y horario por escrito

• Permisos de la empresa, del conductor y del vehículo en mano

• Contratar un seguro, con la lista de registros de su corredor para conservar

• Modelo de conductor elegido con asesoramiento legal y fiscal.

• Primeros conductores reclutados, verificados y capacitados

• Vehículos inspeccionados y asignados a conductores

• Tarifas fijas, incluyendo cargos por cancelación y por no presentarse.

• Métodos de pago probados de principio a fin, incluyendo reembolsos.

• Aplicación para pasajeros disponible en las tiendas de aplicaciones y opción de reserva en su sitio web.

• Puntos de recogida designados en lugares concurridos como hoteles, estaciones y recintos.

• Un proceso de asistencia para objetos perdidos, quejas y emergencias.

• Un lanzamiento discreto con un pequeño grupo de ciclistas antes de hacer publicidad

Después del lanzamiento: qué ver

Durante las primeras semanas, revisa diariamente algunos datos: el porcentaje de solicitudes que se concretan en un viaje, el tiempo de espera de los pasajeros para que un conductor acepte, la duración de las recogidas, las cancelaciones de pasajeros y conductores, y las horas de conexión de los conductores. Una baja tasa de finalización en ciertas horas suele indicar la necesidad de más conductores. Las recogidas prolongadas significan que los conductores están esperando en lugares inadecuados. El aumento de las cancelaciones de pasajeros suele ir acompañado de largas esperas.

Cómo encaja Levy

El servicio de transporte compartido de Levy abarca la parte de software de esta lista: una aplicación para pasajeros con tu marca, la aplicación Levy Driver, asignación automática del conductor más cercano con asignación y reasignación manual, tarifas por área de servicio y tipo de vehículo, pagos con tarjeta a través de Stripe con retención inicial, seguimiento de efectivo, cuentas bancarias, pagos semanales a contratistas a través de Stripe Connect o exportación de nómina para conductores empleados, funciones de seguridad, cronogramas de viaje e informes. Funciona en el mismo panel de control que los servicios de alquiler y uso compartido de vehículos de Levy, si también los gestionas.

Sigues siendo el proveedor de transporte. Posees las licencias y los seguros que exige tu mercado, reclutas y apruebas a los conductores y gestionas el servicio. Consulta la lista completa de funciones de Levy Ride-Hailing o solicita una demostración para conocer tus planes.