Cómo gestionar un programa de transporte seguro en el campus o un servicio de enlace a demanda en el campus.

Los programas de transporte seguro nocturno ofrecen a estudiantes, personal y visitantes una forma de llegar a casa o a su coche sin tener que caminar solos al anochecer. Muchos comenzaron con un número de teléfono y una furgoneta. A medida que el campus crece, la espera telefónica se alarga y el programa dispone de pocos datos que justifiquen su presupuesto. Esta guía explica cómo planificar un servicio de transporte o traslado seguro a demanda en el campus, desde el área de servicio hasta las cifras que se deben reportar.

Los detalles dependen de tu campus, tu departamento de seguridad y las políticas de tu institución. Involucra desde el principio a los departamentos de seguridad del campus, transporte, gestión de riesgos y asesoría legal.

Área de servicio y horario

Primero, defina el área de servicio. Muchos programas cubren el campus y los barrios cercanos donde viven los estudiantes, dentro del límite de la distancia que un vehículo puede recorrer y regresar en un tiempo razonable. Sea claro con respecto a los límites. Un usuario que se encuentra justo fuera de la zona de servicio y al que se le niega el servicio a la 1 de la madrugada genera una queja.

A continuación, enumera las paradas que los usuarios utilizan con más frecuencia: residencias estudiantiles, bibliotecas, laboratorios, estacionamientos y garajes, el centro estudiantil, paradas de transporte público e instalaciones deportivas. Indicar las paradas con nombre facilita la solicitud y mejora la precisión de las recogidas en comparación con escribir las direcciones.

Establece horarios que se ajusten a la necesidad real. La demanda de transporte seguro suele aumentar cuando terminan las clases en las bibliotecas y después de eventos. Si tienes dudas, empieza con un horario más amplio y ajústalo una vez que tengas datos.

Requisitos de elegibilidad

Decide quién puede montar:

• ¿Solo estudiantes, o también personal administrativo, docente y visitantes?

• ¿Es necesario que el usuario se registre con una dirección de correo electrónico o identificación universitaria?

• ¿Pueden los ciclistas llevar a un amigo? ¿Cuántas personas pueden viajar juntas?

• ¿Los viajes están limitados al área de servicio o pueden ir desde el campus a una dirección cercana?

• ¿Existe un límite en el número de viajes por noche para que el servicio no se convierta en un servicio de taxi general?

Escriba las reglas y publíquelas en la aplicación y en su sitio web, para que los conductores no tengan que tomar decisiones a su manera en la acera.

Características de seguridad que esperan los pasajeros y los padres

Un programa de conducción segura se evalúa priorizando la seguridad. Busque estos aspectos, independientemente del software que utilice:

• Verificación del conductor. Verificación de identidad y licencia para cada conductor, verificación de antecedentes según lo requiera su póliza y recordatorios antes de que caduquen los documentos.

• PIN del viaje. Un código corto que el pasajero le da al conductor antes de que comience el viaje, para que nadie se suba al vehículo equivocado.

• Comparte mi viaje. Un enlace en directo que un pasajero puede enviar a un amigo o compañero de piso, que muestra el conductor, el vehículo y la ruta, y que caduca después del viaje.

• Botón SOS. Tanto en la aplicación del pasajero como en la del conductor, se llamará a los servicios de emergencia y se alertará a tu equipo con la ubicación del viaje. Coordina con la policía o el personal de seguridad del campus quién recibe la alerta y qué pasos deben seguir.

• Detalles del conductor y del vehículo antes de la recogida. La foto del conductor, el vehículo, su matrícula o número y su ubicación en tiempo real, para que los pasajeros puedan confirmarlo antes de subir.

• Contacto anónimo. Los pasajeros y conductores pueden chatear o llamarse sin ver los números de teléfono de los demás.

• Registros de viaje. Quién viajó, con qué conductor, cuándo y por qué ruta, para revisiones de incidentes.

Decida con anticipación cómo gestionará un informe de incidente: quién investiga, cómo obtiene el registro del viaje y cómo se comunica con el usuario. Trate los registros de viaje como información confidencial y siga las políticas de privacidad de su institución sobre quién puede acceder a ellos y durante cuánto tiempo.

Planifica cómo atenderás a los pasajeros con discapacidades, incluidos aquellos que utilizan dispositivos de movilidad. Colabora con tu oficina de servicios para personas con discapacidad antes del lanzamiento.

Contratación de personal

Por lo general, los programas utilizan conductores estudiantes, conductores empleados o un operador contratado.

• Los estudiantes conductores conocen el campus y pueden trabajar en turnos nocturnos que se adapten a sus horarios de clase, pero necesitan formación, supervisión y que alguien los cubra durante los exámenes y los descansos.

• Los conductores de plantilla aportan consistencia y son más fáciles de supervisar, pero los turnos nocturnos pueden ser más difíciles de cubrir.

• Un operador subcontratado proporciona los conductores y los vehículos. Usted establece las normas del servicio y su contrato debe garantizarle el acceso a los datos de los viajes.

Sea cual sea el modelo que elija, verifique los requisitos de licencia de conducir y el historial de conducción con su aseguradora y la oficina de riesgos, capacite a los conductores sobre el área de servicio y los procedimientos en caso de incidentes, y limite las horas que un conductor puede permanecer conectado durante su turno.

Planifique la dotación de personal por horas. Por ejemplo, un conductor a las 9 p. m. y tres a medianoche podrían brindar un mejor servicio a los pasajeros que dos durante toda la noche. La única forma de saberlo es midiéndolo.

Gratis o de pago

• Los viajes gratuitos se financian con las cuotas estudiantiles, un departamento o el presupuesto de estacionamiento y transporte. Estos viajes eliminan una barrera para los usuarios que más necesitan el servicio, y los datos de los viajes siguen mostrando la eficacia del programa.

• Las tarifas planas cobran una pequeña cantidad fija por viaje, lo que puede desincentivar el uso del servicio para trayectos cortos durante el día.

• Las tarifas basadas en la distancia son adecuadas para programas que también cubren viajes más largos fuera del campus.

• Un sistema de tarifas mixtas por zonas mantiene los viajes gratuitos dentro del campus principal y cobra una tarifa por los viajes a barrios más alejados.

Si los viajes son gratuitos, decide cómo evitarás el mal uso sin complicar las cosas a los usuarios legítimos. Verificar la elegibilidad al registrarse y establecer límites de destino suele ser más sencillo que aplicar reglas a todos los viajes.

Medición de la demanda

Un programa de transporte seguro debe justificar su presupuesto cada año. Recopile estas cifras de la primera noche:

• Solicitudes y viajes realizados por hora y día de la semana

• Tasa de finalización: el porcentaje de solicitudes que se convirtieron en viajes.

• Hora de emparejar y hora de recogida

• Solicitudes sin conductor aceptado, y cuándo ocurrieron

• Cancelaciones por parte de pasajeros y conductores

• Los puntos de recogida y destinos más utilizados

• Horas de conducción en línea comparadas con las horas dedicadas a los viajes.

Léanlos juntos. La baja tasa de finalización los jueves por la noche significa que se necesita otro conductor. Los largos tiempos de recogida con suficientes conductores en línea implican que los conductores están esperando en lugares inadecuados. Las cancelaciones de pasajeros tras largas esperas indican que los pasajeros se están dando por vencidos, y algunos podrían optar por caminar, que es precisamente lo que el programa busca evitar.

Cada trimestre, comparte un breve informe con el departamento de seguridad del campus, el consejo estudiantil y quien financie el programa: los viajes realizados, los tiempos de espera habituales y los cambios que hayas implementado.

Lista de verificación para el lanzamiento

• Área de servicio, paradas y horarios definidos

• Normas de elegibilidad redactadas y publicadas

• Se han seleccionado las medidas de seguridad y se ha acordado la respuesta de emergencia con la policía o el personal de seguridad del campus.

• Modelo de conductor seleccionado, y conductores verificados y capacitados.

• Revisión de seguros y riesgos completada

• Modelo tarifario decidido: gratuito, tarifa plana, tarifa por distancia o una combinación según la zona.

• El sistema de informes se configuró antes de la primera noche.

• Un programa piloto de unas semanas, seguido de una revisión.

Cómo encaja Levy

El software de transporte seguro para el campus de Levy es compatible con este tipo de programa. Los estudiantes solicitan el servicio a través de una aplicación con la marca de su programa, eligen paradas específicas y ven la foto del conductor, el vehículo y su ubicación en tiempo real al llegar. Incluye un PIN de viaje, enlaces para compartir el viaje, un botón SOS en ambas aplicaciones que llama al número de emergencia local y alerta a su equipo, chat y llamadas enmascaradas, y verificación de identidad y licencia del conductor con verificación de antecedentes en EE. UU.

Usted controla quién puede registrarse y dónde opera el servicio, elige tarifas gratuitas, fijas o basadas en la distancia para cada área de servicio y recibe informes sobre viajes, tasa de finalización, tiempo de conexión y cancelaciones, con una cronología detallada para cada viaje. Los conductores usan la aplicación Levy Driver y se unen a su programa con un código de invitación, y su equipo aprueba cada uno.

Levy proporciona el software. Su institución o su operador gestiona el servicio y cuenta con las licencias y seguros necesarios. Para conocer los puntos de recogida y los tiempos de espera previstos para los autobuses diurnos, consulte nuestra guía de autobuses a demanda para complejos turísticos y comunidades , o solicite una demostración para conocer su programa.