Operator-Runbook: No-Shows, spaete Rueckgaben und Neuzuweisung
Dieses Runbook beschreibt die Fehlerfaelle, die Betreiber nach dem Go-live von Book Ahead aktiv steuern muessen.
Taegliche Routine
- Assignment Queue fuer die naechsten sieben Tage pruefen.
- Fahrzeuge fuer kurzfristige Buchungen zuweisen.
- Akku, Schloss, Gashebel, Reifen und sichtbare Schaeden pruefen.
- Zugewiesene Fahrzeuge am Abholort bereitstellen.
- Naechste Buchung fuer jedes zugewiesene Fahrzeug pruefen.
- Wenn moeglich, eine Backup-Einheit bereithalten.
No-Show Cron
| Regel | Wert |
|---|---|
| Check-in oeffnet | 15 Minuten vor pickup_at |
| Check-in schliesst | 60 Minuten nach pickup_at |
| Cron Cutoff | Bestaetigte Reservierungen mit pickup_at mehr als 60 Minuten in der Vergangenheit |
| Neuer Status | no_show |
| Cancelled by | system |
| Zuweisungen | Aktive assigned und checked_in Zuweisungen werden freigegeben |
Der Cron betrifft nur Reservierungen im Status confirmed. Eingecheckte oder aktive Reservierungen sollten nicht als no-show markiert werden.
Wenn ein Fahrer spaet ist
Wenn der Fahrer vor Ablauf der 60 Minuten Kontakt aufnimmt:
- Pruefen, ob das Fahrzeug bald fuer eine andere Buchung gebraucht wird.
- Wenn kein Folgekonflikt besteht, kann der Fahrer innerhalb des offenen Fensters einchecken.
- Wenn mehr Zeit benoetigt wird, manuell entscheiden: neu buchen, manuelle Abholung oder Storno.
- Admin-Notiz mit ETA und Entscheidung speichern.
Nach Ablauf des Fensters zuerst pruefen, ob die Reservierung noch confirmed oder bereits no_show ist. Versprechen Sie dasselbe Fahrzeug nur, wenn aktuelle Verfuegbarkeit geprueft wurde.
Anzahlung: Capture oder Void?
Book Ahead Modellreservierungen nutzen eine sofortige Belastung.
- Die Anzahlung wird bei Buchungsbestaetigung belastet.
- Es gibt keinen langfristigen Hold, der bei Abholung gecaptured wird.
- Es gibt keinen Hold, der bei Storno voided wird.
- Die Buchungsanzahlung ist nicht erstattungsfaehig, ausser Support oder Betreiber machen eine Ausnahme.
Richtige Zahlungsfelder nutzen
Fuer Modellbuchungen pruefen Sie booking_deposit_cents, amount_paid_cents, balance_due_cents und stripe_payment_intent_id. Der aeltere Hold-Pfad mit stripe_deposit_intent_id gilt hier oft nicht.
Stornogebuehr
configured_fee = base_cost_cents * cancellation_fee_percent
cancellation_fee = max(booking_deposit_cents, configured_fee_if_after_free_window)
eligible_refund = max(0, amount_paid_cents - cancellation_fee)
Das aktuelle Stornoverhalten loescht balance_due_cents und gibt Zuweisungen frei. Es erstellt keine automatische Kartenerstattung fuer die nicht erstattungsfaehige Anzahlung.
Spaete Rueckgabe
Checkout berechnet Verspaetungsgebuehren, wenn die Rueckgabe nach return_at erfolgt.
| Eingabe | Verhalten |
|---|---|
| Verspaetung | Auf die naechste volle Stunde aufgerundet |
| Tagesrate vorhanden | Tagesrate / 24 mal verspaetete Stunden |
| Keine Tagesrate | Standard $15 pro verspaeteter Stunde |
Checkout sperrt das Fahrzeug, schliesst die Reservierung ab, berechnet Ueberziehung/Verspaetung/Steuer/Gesamtbetrag, versucht den Restbetrag einzuziehen und gibt Zuweisungen frei.
Kaskade in die naechste Buchung
Eine spaete Rueckgabe kann die naechste Buchung treffen, wenn dasselbe Fahrzeug downstream zugewiesen ist. Das System verhindert Konflikte beim Erstellen von Zuweisungen, kann aber einen spaeten Fahrer nicht automatisch ersetzen.
Vorgehen:
- Aktive Reservierung und zugewiesenes Fahrzeug oeffnen.
- Kommende Reservierungen fuer dasselbe Fahrzeug oder Modell/Ort suchen.
- Wenn die naechste Buchung dasselbe Fahrzeug nutzt, Zuweisung freigeben und Ersatz zuweisen.
- Wenn kein Ersatz vorhanden ist, den naechsten Fahrer vor dessen Abholfenster kontaktieren.
- Admin-Notizen auf beiden Reservierungen setzen.
- Kontingent fuer betroffene Zeit reduzieren, bis die Flotte stabil ist.
Fahrzeug faellt am Vorabend aus
Reservierung oeffnen
Oeffnen Sie die Reservierungsdetailseite und das Assignments Panel.
Fehlerhafte Zuweisung freigeben
Entfernen Sie die Zuweisung des ausgefallenen Fahrzeugs.
Ersatz waehlen
Nutzen Sie den Eligible Vehicle Picker und pruefen Sie unavailable reasons.
Bereitstellen und testen
Akku, Schloss, Gashebel, Reifen und Standort pruefen.
Fahrer informieren
Wenn sich Zeit oder Abholhinweis aendert, Fahrer kontaktieren.