Runbook do Operador: No-Shows, Devolucoes Atrasadas e Reatribuicao
Este runbook cobre os modos de falha que operadores precisam gerenciar depois que Book Ahead esta ativo.
Rotina diaria
- Revisar a fila de atribuicao dos proximos sete dias.
- Atribuir veiculos para reservas proximas.
- Inspecionar bateria, trava, acelerador, pneus e danos.
- Posicionar veiculos no local de retirada.
- Verificar a proxima reserva de cada veiculo atribuido.
- Manter unidade reserva quando limites e frota permitirem.
Cron de no-show
| Regra | Valor |
|---|---|
| Check-in abre | 15 minutos antes de pickup_at |
| Check-in fecha | 60 minutos depois de pickup_at |
| Corte do cron | Reservas confirmed com pickup_at ha mais de 60 minutos |
| Novo status | no_show |
| Cancelled by | system |
| Atribuicoes | Linhas assigned e checked_in sao liberadas |
O cron so mira reservas ainda em confirmed. Reservas com check-in ou ativas nao devem virar no-show.
Quando usuario esta atrasado
Se o usuario avisar antes dos 60 minutos:
- Verifique se o veiculo e necessario para outra reserva em breve.
- Se nao houver risco, informe que ainda pode fazer check-in dentro da janela.
- Se precisar de mais de 60 minutos, decida entre nova reserva, retirada manual ou cancelamento.
- Adicione nota administrativa com ETA e decisao.
Depois dos 60 minutos, confirme se a reserva ainda esta confirmed ou ja virou no_show. Nao prometa o mesmo veiculo sem verificar disponibilidade atual.
Deposito: capturar ou void?
Reservas Book Ahead por modelo usam cobranca imediata.
- O deposito e cobrado na confirmacao.
- Nao ha hold longo para capturar na retirada.
- Nao ha hold para void no cancelamento.
- O deposito e nao reembolsavel, salvo excecao manual de suporte ou operador.
Use os campos certos
Para reservas por modelo, veja booking_deposit_cents, amount_paid_cents, balance_due_cents e stripe_payment_intent_id. O fluxo antigo de hold com stripe_deposit_intent_id normalmente nao se aplica.
Taxa de cancelamento
configured_fee = base_cost_cents * cancellation_fee_percent
cancellation_fee = max(booking_deposit_cents, configured_fee_if_after_free_window)
eligible_refund = max(0, amount_paid_cents - cancellation_fee)
O cancelamento atual limpa balance_due_cents e libera atribuicoes. Ele nao cria automaticamente reembolso no cartao para o deposito nao reembolsavel.
Devolucao atrasada
Checkout calcula taxa de atraso quando a devolucao ocorre depois de return_at.
| Entrada | Comportamento |
|---|---|
| Duracao do atraso | Arredonda para a proxima hora cheia |
| Ha tarifa diaria | Tarifa diaria / 24 vezes horas atrasadas |
| Sem tarifa diaria | Padrao de $15 por hora atrasada |
Checkout trava o veiculo, conclui a reserva, calcula excedentes/atraso/impostos/total, tenta cobrar saldo e libera atribuicoes.
Cascata para proxima reserva
Uma devolucao atrasada pode afetar a proxima reserva se o mesmo veiculo estiver atribuido. O sistema evita conflitos ao criar atribuicoes, mas nao consegue fazer o usuario devolver no horario automaticamente.
- Abra a reserva ativa e identifique o veiculo.
- Busque reservas futuras do mesmo veiculo ou mesmo modelo/local.
- Se a proxima reserva usa o mesmo veiculo, libere e substitua a atribuicao.
- Se nao houver substituto, avise o proximo usuario antes da janela de retirada.
- Adicione notas nas duas reservas.
- Reduza temporariamente o limite do modelo se necessario.
Veiculo falha na noite anterior
Abra a reserva
Va ao detalhe da reserva e ao painel Assignments.
Libere a atribuicao ruim
Remova o veiculo com problema.
Escolha substituto
Use o seletor de veiculos elegiveis e veja unavailable reasons.
Prepare e teste
Verifique bateria, trava, acelerador, pneus e local.
Avise se necessario
Se instrucoes ou horario mudarem, contate o usuario.