Wie man ein Fahrdienstunternehmen gründet: Ein Leitfaden für Betreiber

Die Gründung eines Fahrdienstvermittlungsunternehmens hängt weniger von der App ab, als es zunächst scheint. Die App ist zwar wichtig, aber der Geschäftserfolg basiert auf Lizenzen, Versicherungen, Fahrern, Fahrzeugen und den Fahrpreisen, die Fahrgäste zahlen und Fahrer akzeptieren. Dieser Leitfaden führt Sie durch die einzelnen Entscheidungen in der Reihenfolge, in der die meisten Betreiber vor ihnen stehen – egal, ob Sie einen städtischen Fahrdienst starten, ein Taxi- oder Shuttleunternehmen um On-Demand-Fahrten erweitern oder Fahrzeuge auf Privatgelände einsetzen.

Die hier enthaltenen Informationen stellen keine Rechts-, Steuer- oder Versicherungsberatung dar. Die Regelungen unterscheiden sich je nach Land, Bundesland und Stadt. Betrachten Sie daher jeden Abschnitt als eine Liste von Fragen, die Sie Ihrer Aufsichtsbehörde, einem Anwalt, einem Steuerberater und einem zugelassenen Versicherungsmakler vorlegen sollten.

Schritt 1: Entscheiden Sie, welche Art von Dienst Sie anbieten.

Die Begriffe Fahrdienstvermittlung, Taxi, Mietwagen und Shuttle werden oft ungenau verwendet, doch Aufsichtsbehörden und Versicherer behandeln sie häufig als unterschiedliche Unternehmen. Klären Sie daher zunächst, welcher Kategorie Sie angehören, da dies darüber entscheidet, welche Lizenzen Sie benötigen und welche Regeln für Ihre Fahrpreise gelten.

• App-basierte Fahrdienste auf öffentlichen Straßen. Fahrgäste bestellen Fahrten über eine App, und Fahrer, oft in ihren eigenen Autos, nehmen die Fahrten an. In den USA lizenzieren viele Bundesstaaten und einige Städte diese Dienste als Transportnetzwerkunternehmen mit eigenen Vorschriften für Fahrerüberprüfungen, Versicherung und Meldepflichten.

• Taxi. Taxis können in der Regel auf der Straße oder an einem Taxistand angehalten werden, und viele Städte regeln, wie viele Taxis verkehren, welche Fahrzeuge sie benutzen und wie die Fahrpreise berechnet werden.

• Private Mietwagen oder Fahrdienste. Vorbestellte Fahrten, oft zu einem vereinbarten Preis. Viele Orte lizenzieren diese separat von Taxis.

• Shuttles auf Privatgelände. Resorts, Wohnanlagen, Campusgelände und Veranstaltungsorte, die Gäste oder Bewohner auf ihrem Gelände befördern, oft mit Golfcarts oder langsamen Fahrzeugen. Auf Privatstraßen können die Regeln weniger streng sein, Fragen zu Fahrzeug, Fahrer und Versicherung gelten aber weiterhin und ändern sich, sobald ein Shuttle eine öffentliche Straße benutzt.

• Gesponserte oder geschlossene Programme. Mitarbeiter-Shuttles, sichere Fahrdienste auf dem Campus und ähnliche Programme, bei denen die Fahrgäste nicht pro Fahrt bezahlen.

Dann grenzen Sie den Markt ein. Wer fährt, wo und wann? Ein Nachtservice in der Nähe von Restaurants und Bars, ein Flughafentransfer und ein Shuttle-Service für Ferienanlagen benötigen unterschiedliche Fahrzeuge, Personal und Tarife. Notieren Sie das Einsatzgebiet, die Öffnungszeiten, die erwarteten Fahrgäste und die am häufigsten genutzten Strecken. Diese Beschreibung dient Ihnen als Grundlage für alle nachfolgenden Entscheidungen.

Schritt 2: Lizenzen und Genehmigungen

Beginnen Sie mit der Regulierungsbehörde, nicht mit der Software. Finden Sie heraus, welche Behörde Ihre Dienstleistung an dem Ort, an dem Sie tätig werden möchten, lizenziert. Je nach Standort kann dies eine staatliche Regulierungsbehörde für Versorgungsunternehmen, ein städtisches Taxi- oder Mietwagenbüro, ein Verkehrsministerium oder eine lokale Genehmigungsbehörde sein.

Fragen, die man stellen sollte:

• Welche Lizenz benötigt das Unternehmen und welche benötigen die einzelnen Fahrer und Fahrzeuge?

• Gibt es Obergrenzen für die Anzahl der Fahrzeuge oder Lizenzen?

• Sind die Fahrpreise reguliert? Benötigt man ein geeichtes Taxameter oder sind Festpreise zulässig?

• Welche Fahrerüberprüfungen sind erforderlich, z. B. Hintergrundüberprüfungen, Überprüfung des Führerscheins oder ärztliche Untersuchungen?

• Welche Fahrzeugregeln gelten, z. B. Altersbeschränkungen, Inspektionen, Kennzeichnungen oder Beschilderungen?

• Welche Aufzeichnungen müssen Sie führen, was müssen Sie melden und wie oft?

• Gibt es Anforderungen an die Barrierefreiheit Ihrer Fahrzeugflotte oder Ihrer Dienstleistung?

Die Lizenzierung ist zeitaufwendig und mit bürokratischem Aufwand verbunden. Planen Sie sie daher von Anfang an mit ein, anstatt sie erst nach Fertigstellung der App als reine Formalität zu behandeln.

Schritt 3: Versicherung

Fahrdienstvermittlungsdienste befördern Fahrgäste gegen Bezahlung, und private Kfz-Versicherungen decken dies oft nicht ab. Sie benötigen wahrscheinlich eine gewerbliche Versicherung. In Regionen, in denen Fahrdienstvermittlungsunternehmen lizenziert sind, können die Bestimmungen einen spezifischen Versicherungsschutz für die Zeiträume vorschreiben, in denen ein Fahrer online ist und wartet, zu einem Fahrgast fährt oder einen Fahrgast befördert.

Sprechen Sie frühzeitig mit einem zugelassenen Versicherungsmakler, der auf Transportunternehmen spezialisiert ist, bevor Sie sich für Fahrzeuge oder ein Fahrermodell entscheiden, da beides Ihre Optionen und Ihre Prämien beeinflusst. Fragen Sie nach:

• Kfz-Haftpflicht für Insassen und Dritte sowie die von Ihrer Aufsichtsbehörde geforderten Haftungsgrenzen

• Kaskoversicherung für Fahrzeuge in Ihrem Besitz

• Wie der Versicherungsschutz für Fahrer funktioniert, die ihre eigenen Autos benutzen

• Arbeiterunfallversicherung, wenn die Fahrer Angestellte sind

• Allgemeine Haftpflicht für Ihr Unternehmen und Ihre Geschäftsräume

• Welche Reise- und Fahrerdatensätze der Versicherer von Ihnen verlangt

Dieser letzte Punkt ist wichtiger, als es zunächst scheint. Versicherer und Schadensbearbeiter fragen häufig, wann ein Fahrer online war, wann er eine Fahrt angenommen hat und wann der Fahrgast eingestiegen ist. Wählen Sie eine Software, die diese Daten für jede Fahrt speichert.

Schritt 4: Fahrer

Mitarbeiter oder Auftragnehmer

Sie können Fahrer anstellen, mit selbstständigen Auftragnehmern zusammenarbeiten oder beides kombinieren. Die Wahl beeinflusst Löhne, Steuern, Versicherung, Ihren Einfluss auf die Arbeitsgestaltung und die Fahrzeugbereitstellung. Es handelt sich um eine rechtliche Frage, nicht nur um eine Frage der Präferenz. In den USA prüft die Steuerbehörde (IRS) das Verhalten, die finanzielle Kontrolle und die Art des Arbeitsverhältnisses, um zu entscheiden, ob jemand als Angestellter gilt. Das US-Arbeitsministerium veröffentlicht Leitlinien zur Fehlklassifizierung gemäß dem Fair Labor Standards Act. Die einzelnen Bundesstaaten können eigene Kriterien anwenden. Außerhalb der USA sollten Sie die jeweiligen nationalen Bestimmungen prüfen. Lassen Sie sich vor Ihrer Entscheidung von einem Fachanwalt für Arbeitsrecht oder einem Steuerberater beraten.

Im Allgemeinen werden Dienstleistungen auf Privatgelände, wie beispielsweise Shuttlebusse in Ferienanlagen und auf Universitätsgeländen, häufig von festangestellten Fahrern im Schichtbetrieb durchgeführt. Städtische Fahrdienstvermittler arbeiten oft mit selbstständigen Fahrern zusammen, die ihre eigenen Fahrzeuge nutzen. Taxiunternehmen verwenden unterschiedliche Modelle.

Rekrutierung, Überprüfungen und Schulung

• Identität und Führerschein jedes Fahrers überprüfen und das Ablaufdatum der Dokumente verfolgen.

• Führen Sie die von Ihrer Aufsichtsbehörde und Ihrem Versicherer geforderten Hintergrund- und Führerscheinprüfungen durch.

• Informationen für Zugführer in Ihrem Einsatzgebiet, Haltestellen, Verhaltensregeln für Fahrgäste, Umgang mit Bargeld (falls Sie Bargeld annehmen) und was im Notfall zu tun ist.

• Schichtregeln festlegen, einschließlich einer Begrenzung der Online-Stunden pro Tag, und prüfen, ob lokale Vorschriften die Fahrzeiten begrenzen.

Planen Sie die Fahrerverfügbarkeit stundenweise, nicht tageweise. Selbst ein Service mit ausreichend Fahrern kann Fahrgäste nicht bedienen, wenn diese Fahrer zu den falschen Zeiten online sind.

Schritt 5: Fahrzeuge

Entscheiden Sie, wem die Fahrzeuge gehören. Eine firmeneigene Flotte gibt Ihnen Kontrolle über Zustand, Markenauftritt und Fahrzeugtyp, bindet aber Kapital und verpflichtet Sie zu Wartung, Kraftstoff/Laden und Parken. Fahrzeuge im Besitz der Fahrer ermöglichen einen Start mit weniger Kapital, allerdings sind Sie darauf angewiesen, dass die Fahrzeuge Ihren Standards entsprechen.

Als Nächstes sollten Sie die Fahrzeugklassen festlegen. Viele Anbieter bieten mehrere an, beispielsweise eine Standardlimousine und ein größeres Fahrzeug für Gruppen oder einen Viersitzer und einen Sechssitzer-Golfwagen. Jede Klasse benötigt einen eigenen Fahrpreis und genügend Fahrzeuge, um die Wartezeiten in einem angemessenen Rahmen zu halten.

Informieren Sie sich vor dem Kauf über die Fahrzeugvorschriften. Behörden können Altersgrenzen, Prüfintervalle und Kennzeichnungsvorschriften festlegen. Für Golfcarts und Fahrzeuge mit niedriger Geschwindigkeit gelten eigene Regeln für den öffentlichen Straßenverkehr; siehe unseren Leitfaden zu straßenzugelassenen Golfcarts und Fahrzeugen mit niedriger Geschwindigkeit.

Wenn Sie Elektrofahrzeuge einsetzen möchten, planen Sie das Laden um Ihre Schichten herum, nicht um die täglich gefahrenen Kilometer. Ein Fahrzeug, das mitten in der arbeitsintensivsten Schicht lange geladen werden muss, steht Ihnen nicht zur Verfügung, wenn Sie es brauchen.

Schritt 6: Fahrpreise

Gängige Tarifmodelle:

• Grundpreis plus Entfernung und Zeit. Ein Grundpreis, ein Preis pro Meile oder Kilometer, ein Minutenpreis und ein Mindestpreis. Dies ist das bekannte Modell von Fahrdienstvermittlern.

• Einheitliche Tarife für die Zonen. Ein Festpreis zwischen den Zonen, der sich für Flughäfen, Ferienorte und kleine Servicegebiete eignet, wo Fahrgäste den Preis gerne im Voraus kennen.

• Taxameterpreise. Wo Vorschriften einen Taxameter vorschreiben, wie es häufig bei Taxis der Fall ist.

• Kostenlose oder gesponserte Fahrten. Die Kosten werden vom Veranstalter, der Schule oder dem Arbeitgeber übernommen, der Fahrer zahlt nichts.

Ergänzen Sie die Regeln um kleinere Maßnahmen zum Schutz der Fahrerzeit: eine Buchungsgebühr (falls verwendet), ein kostenloses Stornierungsfenster mit anschließender Stornogebühr und eine Gebühr für Nichterscheinen nach einer festgelegten Wartezeit. Bei bedarfsorientierter Preisgestaltung sollten Sie einen Höchstpreis festlegen und diesen vor der Anfrage des Fahrgasts anzeigen.

Testen Sie die Preise zunächst auf dem Papier. Nehmen Sie eine typische Fahrt aus Ihrer Marktbeschreibung, wenden Sie Ihren Fahrpreis an und prüfen Sie beide Seiten: Würde ein Fahrgast ihn bezahlen, und würde ein Fahrer ihn nach Abzug von Kraftstoff- bzw. Ladekosten, Fahrzeugkosten und Ihrem Anteil akzeptieren?

Hypothetisches Beispiel: Bei einer typischen Fahrt von 4 Meilen und 12 Minuten ergibt sich bei einem Grundpreis von 3 $, 1,50 $ pro Meile und 0,30 $ pro Minute ein Gesamtpreis von 12,60 $. Ob das funktioniert, hängt ganz von Ihren Kosten und Ihrem Markt ab.

Schritt 7: Zahlungen

Legen Sie fest, wie Fahrgäste und Fahrer bezahlt werden, und überprüfen Sie anschließend, ob die beiden Systeme übereinstimmen.

• Kartenzahlung. Üblicherweise wird die Karte bei der Zahlungsanfrage des Fahrgastes autorisiert und der endgültige Fahrpreis erst nach Fahrtende abgebucht, damit auf eine abgeschlossene Fahrt keine fehlgeschlagene Zahlung folgt.

• Bargeld wird in vielen Taximärkten weiterhin erwartet. Wenn Sie Bargeld annehmen, benötigen Sie Aufzeichnungen darüber, was jeder Fahrer erhalten hat und was er Ihnen bzw. Sie ihm schulden.

• Konten. Hotels, Unternehmen und Wohnanlagen können die Abrechnung von Reisen auf ein Zimmer oder ein Konto wünschen und monatlich eine Rechnung erhalten.

• Trinkgelder. Entscheiden Sie, ob die Fahrer Trinkgeld erhalten dürfen und teilen Sie ihnen mit, wohin das Trinkgeld gehen soll.

• Rückerstattungen und Gutschriften. Irgendwann wird jemandem zu viel berechnet. Rückerstattungen sollten daher ein normaler, dokumentierter Vorgang im Zusammenhang mit der Reise sein.

Auf der Fahrerseite erwarten selbstständige Fahrer regelmäßige Auszahlungen, wobei Fahrpreise, Trinkgelder und Bargeld abgezogen werden. Angestellte Fahrer werden über die Lohnbuchhaltung abgerechnet, daher benötigen Sie Arbeitsstunden und Einnahmen, die Sie exportieren können.

Die Steuerregeln für Fahrpreise, Fahrereinkommen und Auszahlungen variieren je nach Standort. Erkundigen Sie sich bei einem Steuerberater, wie Fahrten an Ihrem Standort besteuert werden und welche Meldepflichten Sie für Fahrer haben.

Schritt 8: Software, selbst entwickelt oder gekauft

Ein Fahrdienst benötigt eine Fahrgast-App für iOS und Android, eine Fahrer-App, ein Dispositionssystem, das jede Fahrt dem passenden Fahrer zuweist, ein Zahlungssystem für Reservierungen, Stornierungen, Trinkgelder, Barzahlungen und Auszahlungen sowie eine Konsole, über die Ihr Team den Dienst überwachen und Probleme beheben kann. Die Entwicklung all dieser Systeme ist ein umfangreiches technisches Projekt, und die Wartung ist ein fortlaufender Prozess.

Eigenentwicklung ist sinnvoll, wenn Sie die Software verkaufen oder Ihr Service auf eine Weise funktioniert, die kein Produkt bietet. Zukauf ist sinnvoll, wenn Ihr Vorteil lokal liegt: Ihre Fahrer, Ihre Fahrzeuge, Ihre Beziehungen und Ihr Markt. Wir vergleichen beide Optionen im Artikel „White-Label-Fahrdienst-App vs. Eigenentwicklung“ . Auf unserer Seite zur White-Label-Fahrdienst-App sehen Sie, was eine fertige Plattform beinhaltet.

Ganz gleich, wofür Sie sich entscheiden, prüfen Sie Folgendes:

• Ihre Marke in der Fahrer-App und in den App-Stores

• Automatische Disposition mit manueller Eingriffsmöglichkeit für Ihre Disponenten

• Die benötigten Tarifmodelle, einschließlich Taxametertarife, falls Ihr Markt dies erfordert.

• Karten-, Bar- und Kontozahlungen, die übereinstimmen

• Fahrer-Onboarding mit Dokumentenprüfung

• Sicherheitsfunktionen wie eine Reise-PIN, Reisefreigabe und ein SOS-Knopf

• Ein mit Zeitstempel versehenes Protokoll jeder Fahrt für Beschwerden, Versicherer und Aufsichtsbehörden.

• Berichte über abgeschlossene Fahrten, Stornierungen und Wartezeiten der Fahrer auf eine Fahrt.

Schritt 9: Eine Checkliste für den Start

• Art der Dienstleistung, Gebiet und Öffnungszeiten notiert

• Firmen-, Fahrer- und Fahrzeugscheine in der Hand

• Versicherungsschutz vorhanden, inklusive der von Ihrem Makler bereitgestellten Unterlagenliste.

• Fahrermodell unter rechtlicher und steuerlicher Beratung ausgewählt

• Erste Fahrer rekrutiert, überprüft und geschult

• Fahrzeuge geprüft und Fahrern zugeteilt

• Feste Preise, inklusive Stornierungs- und Nichterscheinungsgebühren

• Die Zahlungsmethoden wurden umfassend getestet, einschließlich einer Rückerstattung.

• Die Rider-App ist in den App Stores verfügbar, und eine Buchungsoption ist auf Ihrer Website vorhanden.

• Vorgegebene Abholpunkte an stark frequentierten Orten wie Hotels, Bahnhöfen und Veranstaltungsorten

• Ein Unterstützungsprozess für verlorene Gegenstände, Beschwerden und Notfälle

• Ein sanfter Start mit einer kleinen Gruppe von Fahrern, bevor Sie Werbung machen.

Nach dem Start: Was Sie beachten sollten

Überprüfen Sie in den ersten Wochen täglich einige Kennzahlen: den Anteil der Fahrten, die tatsächlich abgeschlossen werden, die Wartezeit der Fahrgäste auf die Annahme durch einen Fahrer, die Abholdauer, Stornierungen durch Fahrgäste und Fahrer sowie die Online-Zeiten der Fahrer. Eine geringe Anzahl abgeschlossener Fahrten zu bestimmten Zeiten bedeutet in der Regel, dass Sie dann mehr Fahrer benötigen. Lange Abholzeiten deuten darauf hin, dass Fahrer an den falschen Orten warten. Steigende Stornierungsraten von Fahrgästen folgen häufig auf lange Wartezeiten.

Wie Levy passt

Levy Ride-Hailing deckt die Softwareseite dieser Liste ab: eine Fahrgast-App unter Ihrer Marke, die Levy-Fahrer-App, automatische Fahrerzuweisung nach Nähe mit manueller Zuweisung und Umverteilung, Fahrpreise nach Servicegebiet und Fahrzeugklasse, Kartenzahlungen über Stripe mit Vorabgebühr, Bargeldverfolgung, Firmenkonten, wöchentliche Auszahlungen an Auftragnehmer über Stripe Connect oder einen Gehaltsabrechnungsexport für angestellte Fahrer, Sicherheitsfunktionen, Fahrtenzeitpläne und Berichte. Die App läuft im selben Dashboard wie Levys Mietwagen- und Carsharing-Dienste, falls Sie diese ebenfalls anbieten.

Sie bleiben der Transportanbieter. Sie besitzen die für Ihren Markt erforderlichen Lizenzen und Versicherungen, rekrutieren und genehmigen die Fahrer und betreiben den Service. Die vollständige Funktionsliste finden Sie unter Levy Ride-Hailing . Vereinbaren Sie eine Demo , um Ihre Pläne mit uns zu besprechen.